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¿Cómo
se hace...? / Cuentas anuales / Presentación y depósito en el Registro Mercantil
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Obligados
a depositar las cuentas anuales: |
Están obligados
a depositar las cuentas anuales:
- Las sociedades anónimas,
de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía
recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros
empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a
dar publicidad a sus cuentas anuales.
- La sociedad dominante,
en los casos de grupos de sociedades que presentan cuentas consolidadas.
- Las sociedades extranjeras
que tengan abiertas sucursales en España.
- Las sociedades colectivas
y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos
los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
- Las fundaciones
depositarán las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones,
debiendo formular cuentas anuales consolidadas cuando la fundación
se encuentre en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad
dominante.
El depósito
de cuentas en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios
individuales, con excepción del naviero.
– Ver
artículos
365, 372
y 375
del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento
del Registro Mercantil.
– Ver artículo
41.2 del Código de Comercio.
– Ver
Disposición Adicional Sexta de la Ley 50/2002, de Fundaciones.
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Documentos
a depositar: |
A los efectos del
depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, deberán
presentarse los siguientes documentos:
- Solicitud firmada
por el presentante.
- Certificación
del acuerdo del órgano social competente con firmas legitimadas
notarialmente que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas
y de la aplicación del resultado.
La certificación
contendrá todas las circunstancias exigidas por el Reglamento del
Registro Mercantil y expresará si las cuentas han sido formuladas
de forma abreviada, expresando, en tal caso, la causa. La certificación
expresará igualmente, bajo fe de quien certifica, que las cuentas
y el informe de gestión están firmados por todos los administradores,
o si faltare la firma de alguno de ellos se señalará esta
circunstancia en la certificación, con expresa indicación
de la causa.
- Un ejemplar de las
cuentas anuales, debidamente identificado en la certificación a
que se refiere el número anterior.
- Una hoja aparte
con la información medioambiental, en forma de declaración
positiva o negativa según corresponda.
- Un ejemplar del
informe de gestión, en su caso.
- Un ejemplar del
informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada
a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a
solicitud de la minoría.
- Un ejemplar del
documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad
esté obligada a formularlo.
- Certificación
acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
Esta certificación podrá incluirse en la certificación
del acuerdo del órgano social competente.
– Ver
artículo 366
del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento
del Registro Mercantil.
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Presentación
en soporte papel: |
Los
Registros Mercantiles disponen de unos modelos oficales, donde se transcriben
los datos de la empresa, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias,
a estos modelos se incorpora la memoria en hojas aparte. Todo el conjunto
forma las cuentas anuales que deben ir firmadas en todas las hojas por
los administradores y numeradas correlativamente.
En la solicitud se
mencionará que su presentación no es digital.
– Ver Instrucción
del 30 de Diciembre de 1999 de la Dirección General de Registros
y Notariados.
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Presentación
en soporte informático: |
Existe la posibilidad
de presentación de las cuentas anuales mediante soporte informático
de disco de 3,5 pulgadas y, en su caso, en el soporte o soportes autorizados
de entre los habituales en el mercado.
Las cuentas anuales
presentadas en soporte informático deberán cumplir los requisitos
que respecto al formato y contenido de los distintos campos se especifican
en el anexo I de la Instrucción del 30-12-99 de la DGRN.
La información
presentada en soporte informático dispondrá de un sistema
de protección con el objeto de garantizar la no manipulación
desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante
y hasta que éste se incorpore al Libro de Inscripciones de Depósito
de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil correspondiente.
El soporte informatico
contendrá el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias
y la memoria, también el informe de gestión, en su caso.
–
Ver Instrucción del 30 de Diciembre de 1999 de la Dirección
General de Registros y Notariados.
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Presentación
por vía telemática: |
Las cuentas anuales
elaboradas mediante procedimientos informáticos podrán ser
remitidas al Registro Mercantil competente por vía telemática
a la dirección de correo electrónico habilitada al efecto
y comunicada al público interesado en el tablón de anuncios
de la oficina.
El Registrador comprobará
que los datos de los signatarios coinciden con los indicados en la solicitud
y que las firmas reúnen los requisitos sobre firma electrónica
avanzada recogidos en el Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre,
sobre firma electrónica, y presentará los documentos recibidos
telemáticamente en la forma prevista en el Reglamento del Registro
Mercantil para los títulos enviados por correo.
La publicidad de las
cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro
Mercantil se hará efectiva por medio de certificación expedida
por el Registrador o por medio de copia de los documentos depositados,
a solicitud de cualquier persona. La copia podrá expedirse en soporte
informático.
– Ver Instrucción
del 30 de Diciembre de 1999 de la Dirección General de Registros
y Notariados.
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Dónde
se depositan: |
Las cuentas anuales
se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil
de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.
Las cuentas anuales
consolidadas se depositarán en el Registro Mercantil del domicilio
social de la sociedad dominante.
Las sociedades extranjeras
que tengan abiertas sucursales en España habrán de depositar
necesariamente en el Registro de la sucursal en que consten los datos
relativos a la sociedad sus cuentas anuales y, en su caso, las cuentas
consolidadas que hubieran sido elaboradas conforme a su legislación.Si
las cuentas ya estuvieran depositadas en el Registro de la sociedad extranjera,
la calificación del Registrador se limitará a la comprobación
de este extremo.
Las cuentas anuales
de las fundaciones se depositarán en el Registro de Fundaciones.
– Ver
artículos
372, 373
y 375
del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento
del Registro Mercantil.
– Ver
Disposición Adicional Sexta de la Ley 50/2002, de Fundaciones.
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Publicidad
de las cuentas anuales: |
Los Registradores
conservarán las cuentas anuales y documentos complementarios depositados
en el Registro Mercantil durante 6 años a contar desde la publicación
del anuncio del depósito en el Boletín Oficial del Registro
Mercantil (BORME).
Las cuentas anuales
y demás documentos depositados son públicos, es decir, se
puede solicitar por cualquier persona, una copia de las cuentas anuales
y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil que
se hará efectiva por medio de certificación expedida por
el Registrador o por medio de copia de los documentos depositados. La
solicitud podrá hacerse a través de Internet y expedirse
en soporte informático.
– Ver
artículo
369 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba
el Reglamento del Registro Mercantil.
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