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¿Cómo
se hace...? / Obligación
de expedir y... /
Conservación de facturas o documentos sustitutivos y otros documentos
a efectos del IVA
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Obligación de conservación de facturas o documentos sustitutivos y otros documentos
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1.- Los empresarios
o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley
General Tributaria, los siguientes documentos:
a) Las facturas y documentos sustitutivos
recibidos.
b)
Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo
2.1 y 2 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación y las copias de los documentos sustitutivos expedidos.
c)
Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo
2.3 del citado reglamento, así como sus justificantes contables,
en su caso.
d)
Los recibos a que se refiere el artículo
14.1 del mismo reglamento, tanto el original de aquel, por parte
de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
e) Los documentos acreditativos del pago
del Impuesto a la Importación.
Esta obligación incumbe asimismo a
los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre
el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios
o profesionales, sean sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará
a los documentos que se citan en el párrafo c.
2.- Los documentos deben conservarse con su
contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por el reglamento
aprobado por el Real Decreto 1496/2003.
3.- Las obligaciones a las que se refiere
el apartado anterior se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará
en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será,
en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen sobre
facturación.
4.- Cuando el tercero no esté establecido
en la Comunidad Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en
un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua
con un ámbito de aplicación similar al previsto por las Directivas 76/308/CEE del
Consejo, de 15 de mayo de 1976, sobre la asistencia mutua en materia de cobro de los créditos
correspondientes a determinadas exacciones, derechos, impuestos y otras medidas, y 77/799/CEE
del Consejo, de 19 de diciembre de 1977, relativa a la asistencia mutua entre las autoridades
competentes de los Estados miembros en el ámbito de los impuestos directos, de determinados
impuestos sobre consumos específicos y de los impuestos sobre las primas de seguros, y
por el Reglamento (CE) nº 1798/2003 del Consejo, de 7 de octubre de 2003, relativo a la cooperación
administrativa en el ámbito del impuesto sobre el valor añadido y por el que se
deroga el Reglamento (CEE) nº 218/92, únicamente cabrá el cumplimiento de esta
obligación a través de un tercero previa autorización de la Agencia Estatal
de Administración Tributaria.
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Formas de conservación de las facturas o documentos sustitutivos
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1.-
Los diferentes documentos a que se hace referencia en el artículo
19 del Real Decreto 1496/2003 se deberán conservar de forma
que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración
tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.
2.- En particular, esta obligación
podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos,
se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación
efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión
numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
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Conservación
de las facturas o documentos sustitutivos por medios electrónicos
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1.-
La conservación por medios electrónicos de los documentos
a que se hace referencia en el artículo
20 del Real Decreto 1496/2003, por el que se regulan las obligaciones
de facturación se deberá efectuar de manera que se asegure
su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido,
así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de
verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen
la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La Administración tributaria podrá
exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en
lenguaje legible.
2.- Los documentos conservados por medios
electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un
acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte
de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.
Se entenderá por acceso completo aquel
que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea
e impresión.
3.- El Ministro de Hacienda dictará
las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación respecto a la obligación
de conservar facturas o documentos sustitutivos por medios electrónicos.
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Lugar
de conservación de las facturas o documentos sustitutivos
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1.- A efectos
de lo dispuesto en cuanto a la conservación de facturas y documentos sustitutivos, el empresario
o profesional o el sujeto pasivo obligado a la conservación de las facturas o documentos
sustitutivos podrá determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación, a condición
de que ponga a disposición del órgano de la Administración tributaria que
esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación
tributaria, ante cualquier solicitud de dicho órgano y sin demora injustificada, toda la
documentación o información así conservadas.
2.- Cuando la conservación se efectúe
fuera de España, tal obligación únicamente se considerará válidamente
cumplida si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso
en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la Administración
tributaria de la documentación o información así conservadas.
En caso de que los empresarios o profesionales
o sujetos pasivos deseen cumplir dicha obligación fuera del citado territorio deberán
comunicar con carácter previo esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración
Tributaria.
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Acceso
de la Administración Tributaria a las facturas y documentos sustitutivos
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Cuando la obligación
de conservación de facturas o documentos sustitutivos otros documentos se cumpla mediante
la utilización de medios electrónicos se deberá garantizar a cualquier órgano
de la Administración tributaria que esté realizando una actuación de comprobación
de la situación tributaria del empresario o profesional o del sujeto pasivo el acceso en
línea a los documentos conservados, así como su carga remota y utilización.
El cumplimiento de esta obligación será independiente del lugar en el que se conserven
los documentos.
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