¿Cómo se hace...? / Organizar el archivo de los documentos de una empresa


Introducción

  Tipos de archivadores:    
Facturas de proveedores Faxes recibidos y emitidos
Facturas de clientes Correspondencia
Documentos de caja y bancos Fiscal: impuestos
Laboral: nóminas, contratos, etc.
Presupuestos de clientes y proveedores Otros archivadores
Albaranes Otros registros auxiliares

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Introducción:


Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.

¿Dónde está la diferencia?

Está en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos. Se trata, en resumen, de un problema de método.

En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa.

A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche, los cajones de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas y en un sin fin de lugares de difícil descripción.

Así pues, es necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.

Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si necesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado.

Con ello, en la práctica, se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que no aparecen: contratos, escrituras, etc.

A continuación describimos cómo debe estar organizado un archivo desde nuestro punto de vista, para que cumpla la doble misión que tiene encomendada:

1º.-Que los documentos estén bien guardados
2º.-Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no sólo quien los ha archivado.

Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.

Por ejemplo, si tiene diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, tendrá diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente si tiene muy pocos movimientos en algún banco, podrá compartir archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.


En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.

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Facturas de proveedores:


Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados, con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al 99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan.

La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de contabilidad y el contable lo escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizar fácilmente. De este modo el archivador de proveedores aparece como un libro con todas su hojas numeradas.

¿Cómo se encuentra ahora una factura si están todas mezcladas?. Muy sencillo: ayudándonos de la informática. Si usted desea encontrar todas las facturas de un determinado proveedor, o una cualquiera, no tiene más que entrar en la contabilidad, pulsar "ver mayor" y escribir el nombre del proveedor. Allí, en su ficha, aparecen todos los números de las facturas que le ha mandado dicho proveedor. Entonces va al archivador y como están ordenadas por número las encuentra rápidamente. Esto funciona perfectamente.

Si es de otros años, tendrá que buscar en los archivadores definitivos ya que los documentos, cada año, los irá quitando de los archivadores temporales y los incorporará a los definitivos (cajas de cartón) que deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.

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Facturas de clientes:


Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y una vez contabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas de clientes.

La localización de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los proveedores.

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Documentos de caja y bancos:


Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores.

No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas.

Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.

Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.

Para la localización de un justificante, como están ordenados por fechas, podemos hacer lo mismo que para los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fácilmente lo localizamos.

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Pedidos de clientes y proveedores:


Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".

Dentro de cada archivador les vamos asignando un número que nos sirve para localizarlos y archivarlos por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del archivador para ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el número del pedido y el importe del mismo para poderlos localizar a través de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos controlados con una aplicación informática es todavía mejor. Lo importante es tenerlos localizados fácilmente.

Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc. para que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada toda información en un solo archivador.

Comentaremos más adelante que es necesario un archivador de faxes recibidos y otro de emitidos, así como uno de cartas comerciales. Ahora bien todo lo relacionado con los pedidos debe estar junto en su archivador de pedidos, y si además queremos guardar una copia en el archivador de faxes o de cartas estará más controlado.

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Presupuestos de clientes y proveedores:


Tendremos un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo lo comentado en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.

No se recomienda separarlos por aceptados y no aceptados en archivadores diferentes. Tampoco hacerlo por clientes. Aunque sea duplicar información, en caso de tener un cliente o proveedor muy importante, o con muchas ofertas, se pueden hacer copias y esta copia, si lo deseamos, guardarla junto con otros datos del cliente.

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Albaranes:


Es necesario tener un archivador rotulado "Albaranes de proveedores" para guardar agrupados por proveedores (y no por fechas) los pendientes de comprobación. Cuando llegan las facturas se verifican con los albaranes y luego o bien se destruyen (si la factura tiene el mismo detalle que el albarán no tiene sentido guardar dos veces lo mismo) o bien, se grapan a la misma.

No suele ser necesario tener un archivador con los albaranes de los clientes porque suelen quedar guardados automáticamente dentro del ordenador. Ahora bien, si los listamos porque queremos que nos firmen cada albarán como comprobante de la entrega de la mercancía, podemos guardarlos en un archivador independiente, ordenados por número como las facturas. Si se desea también es posible guardar juntos los de cada cliente.

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Faxes recibidos y emitidos:


Si tenemos muchos faxes lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con las facturas. Es decir, conforme van llegando, se les va dando entrada y asignando un número.

Luego, para localizar un determinado fax, si lo hemos controlado con el ordenador la localización será fácil. En caso contrario, puede tener una hoja al comienzo del archivador para ir notando la fecha, el nombre y el número de entrada para poderlos localizar a través de esta lista.

Lo ideal es tener dos archivadores uno para los faxes recibidos y otro para los emitidos.

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Correspondencia:

 

El archivador de correspondencia es más libre, depende principalmente del tipo de Empresa. Una forma de hacerlo es por orden alfabético A/Z, y previa selección de cartas, publicidad, etc. Además es aconsejable:

1) Eliminar lo superfluo o no importante, ya que todos los días se reciben documentos de todo tipo.

2) Relacionar la correspondencia con facturas, pedidos, ofertas... archivándolas grapadas con sus asociados.

3) La Publicidad se puede separar de la correspondencia, abriendo carpetas de PUBLICIDAD y PROPAGANDA, ordenada por materias relacionadas con nuestra Empresa.

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Fiscal: impuestos.


Para una buena organización y control de todos los documentos relacionados con los Impuestos debe guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores como necesite), por grupos y ordenados. Por ejemplo:

Al hacerlo de esta forma, conseguimos mantener los impuestos: ordenados, controlados, localizados y mantener el archivador operativo y manejable al retirar la documentación con los cierres del ejercicio económico.

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Laboral: nóminas, seguros sociales, contratos, seguridad, etc.

 

Debemos tener tantos archivadores como necesite y como siempre, perfectamente rotulados en el lomo para su identificación.

Guardar las nóminas firmadas, ordenadas por meses.

Los seguros sociales TC-1 y TC-2 por meses.

Los contratos de los trabajadores y fichas del personal con todos los datos de los mismos, por orden alfabético.

La prevención de seguridad y riesgos laborales. Ante la importancia y cantidad de documentos de este apartado será necesario un archivador por orden alfabético para los trabajadores:

Y otro archivador para la empresa con los planes de seguridad, la empresa asociada de prevención, los calendarios de revisión, vacunación, planes de formación, normas…

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Otros archivadores:


Según la actividad que tenga la empresa es posible que necesite algún archivador suplementario o quizás en lugar de archivador una caja blanca de archivo definitivo: por ejemplo las constructoras uno para cada proyecto que ejecute, etc.

Debemos usar tantos archivadores como necesitemos pero siempre con la misma idea:
Que todos los documentos estén bien guardados y que se encuentren fácilmente por cualquier persona de su empresa.

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Otros registros auxiliares:


Estos controles que proponemos no son archivadores sino registros auxiliares de contabilidad que pueden ayudarnos en el control de los siguientes documentos:

Efectos comerciales
Cheques y pagarés
Recibos bancarios

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Efectos comerciales

Para los efectos o letras de cambio a clientes de pago aplazado, es conveniente llevar un registro auxiliar del tipo Control de Letras.

Nº orden
Cliente
Nº efecto
Importe
Vencimiento
Pago
Banco
Incidencias
               

Nº de orden.- Es un número correlativo del 1 al infinito
Vencimiento: Fecha vencimiento del efecto
Pago.- Es la fecha en la que pagan el efecto
Banco: Banco en el que negociamos el efecto
Incidencias.- Anotaremos las que tengamos
El resto de los apartados ya se explican por sí mismos.

Este simple registro nos facilita:

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Cheques y pagarés

Cada vez que se hace un cheque debe anotarse en la matriz del talonario todos los datos relativos al mismo.

Nº documento
Fecha
Concepto
Importe
Otros
         

Este apartado está al principio o al final de cada talonario de cheques o pagarés, y nos permite el control de todos los cheques emitidos. Si hay error al imprimir el cheque, o nos confundimos al rellenarlo, debemos anotar también en el registro ANULADO, NULO, DESTRUIDO, etc.

Además, si deseamos tener un justificante del mismo para contabilidad se debe hacer un documento con todos los datos del mismo y dejarlo junto con los documentos pendientes de contabilizar:

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Recibos bancarios

Una forma de cobro bastante sencilla y utilizada es el recibo bancario, similar en su forma a un efecto comercial o letra de cambio pero sin timbre del Estado.

Hecha la factura a nuestro cliente, acordamos cobro aplazado: pasamos el cobro de la misma mediante un recibo: a la vista, al vencimiento que detallamos.... etc. con todos los datos bancarios facilitados por nuestro cliente: banco, número de Cta. (20 dígitos).

El registro es similar a la letra de cambio

Nº recibo
Cliente
Importe
Vencimiento
Banco
Pago
Otros