|
¿Cómo se hace...? / Organizar el archivo de los documentos de una empresa
 |
Introducción: |
Existe una gran diferencia
sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas
nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo.
Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha
solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.
¿Dónde
está la diferencia?
Está en la
forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos.
Se trata, en resumen, de un problema de método.
En las empresas pequeñas,
lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación
que llega a la empresa.
A veces ocurre que
los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario,
la guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche,
los cajones de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas
y en un sin fin de lugares de difícil descripción.
Así pues, es
necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que
llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón
es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén
todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Si alguien quiere
llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia.
Si necesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto
con una hoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual
se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona
que se lo ha llevado.
Con ello, en la práctica,
se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que
no aparecen: contratos, escrituras, etc.
A continuación
describimos cómo debe estar organizado un archivo desde nuestro
punto de vista, para que cumpla la doble misión que tiene encomendada:
1º.-Que los
documentos estén bien guardados
2º.-Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y
no sólo quien los ha archivado.
Lo primero es necesario
tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite.
Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para
clientes, otro para faxes recibidos, etc.
Por ejemplo, si tiene
diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada
cuenta. En este caso, tendrá diez archivadores sólo para
los bancos. Únicamente si tiene muy pocos movimientos en algún
banco, podrá compartir archivador con otro banco, pero siempre
teniendo las cuentas perfectamente separadas.
En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata:
facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas,
seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos
de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar
el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se
guardan aparte perfectamente rotuladas.
|
Facturas
de proveedores: |
Una vez comprobadas las
facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados,
con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones
matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el
archivador de "Facturas de proveedores". Se deben guardar por
orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del
1 al 99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores
o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos
cuando se necesitan.
La idea es que conforme
van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento
se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado
por el reglamento del IVA). Dicho número lo da (o debería
darlo) el programa de contabilidad y el contable lo escribe en la parte
superior derecha de la factura para poderla localizar fácilmente.
De este modo el archivador de proveedores aparece como un libro con todas
su hojas numeradas.
¿Cómo
se encuentra ahora una factura si están todas mezcladas?. Muy sencillo:
ayudándonos de la informática. Si usted desea encontrar
todas las facturas de un determinado proveedor, o una cualquiera, no tiene
más que entrar en la contabilidad, pulsar "ver mayor"
y escribir el nombre del proveedor. Allí, en su ficha, aparecen
todos los números de las facturas que le ha mandado dicho proveedor.
Entonces va al archivador y como están ordenadas por número
las encuentra rápidamente. Esto funciona perfectamente.
Si es de otros años,
tendrá que buscar en los archivadores definitivos ya que los documentos,
cada año, los irá quitando de los archivadores temporales
y los incorporará a los definitivos (cajas de cartón) que
deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.
|
Facturas
de clientes: |
Una vez realizada la
factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y una
vez contabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas
de clientes.
La localización
de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los
proveedores.
|
Documentos
de caja y bancos: |
Debemos tener un archivador
para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30 cuentas
bancarias debe tener 30 archivadores.
No es necesario enumerar
los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que
los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada
cuenta por fechas.
Una vez contabilizados,
en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de
fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario,
se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre
se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios
se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir
a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.
Los documentos de
caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar
un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas
en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan
por orden de fechas.
Para la localización
de un justificante, como están ordenados por fechas, podemos hacer
lo mismo que para los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fácilmente
lo localizamos.
|
Pedidos
de clientes y proveedores: |
Tendremos un archivador
para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los
pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos
de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".
Dentro de cada archivador
les vamos asignando un número que nos sirve para localizarlos y
archivarlos por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del
archivador para ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente),
el número del pedido y el importe del mismo para poderlos localizar
a través de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos controlados
con una aplicación informática es todavía mejor.
Lo importante es tenerlos localizados fácilmente.
Debemos guardar junto
con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc. para
que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada
toda información en un solo archivador.
Comentaremos más
adelante que es necesario un archivador de faxes recibidos y otro de emitidos,
así como uno de cartas comerciales. Ahora bien todo lo relacionado
con los pedidos debe estar junto en su archivador de pedidos, y si además
queremos guardar una copia en el archivador de faxes o de cartas estará
más controlado.
|
Presupuestos
de clientes y proveedores: |
Tendremos
un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro
para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo
lo comentado en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.
No se recomienda separarlos
por aceptados y no aceptados en archivadores diferentes. Tampoco hacerlo
por clientes. Aunque sea duplicar información, en caso de tener
un cliente o proveedor muy importante, o con muchas ofertas, se pueden
hacer copias y esta copia, si lo deseamos, guardarla junto con otros datos
del cliente.
|
Albaranes: |
Es necesario tener un
archivador rotulado "Albaranes de proveedores" para guardar agrupados
por proveedores (y no por fechas) los pendientes de comprobación.
Cuando llegan las facturas se verifican con los albaranes y luego o bien
se destruyen (si la factura tiene el mismo detalle que el albarán
no tiene sentido guardar dos veces lo mismo) o bien, se grapan a la misma.
No suele ser necesario
tener un archivador con los albaranes de los clientes porque suelen quedar
guardados automáticamente dentro del ordenador. Ahora bien, si
los listamos porque queremos que nos firmen cada albarán como comprobante
de la entrega de la mercancía, podemos guardarlos en un archivador
independiente, ordenados por número como las facturas. Si se desea
también es posible guardar juntos los de cada cliente.
|
Faxes
recibidos y emitidos: |
Si tenemos muchos faxes
lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con las facturas.
Es decir, conforme van llegando, se les va dando entrada y asignando un
número.
Luego, para localizar
un determinado fax, si lo hemos controlado con el ordenador la localización
será fácil. En caso contrario, puede tener una hoja al comienzo
del archivador para ir notando la fecha, el nombre y el número
de entrada para poderlos localizar a través de esta lista.
Lo ideal es tener
dos archivadores uno para los faxes recibidos y otro para los emitidos.
|
Correspondencia:
|
El archivador de correspondencia
es más libre, depende principalmente del tipo de Empresa. Una forma
de hacerlo es por orden alfabético A/Z, y previa selección
de cartas, publicidad, etc. Además es aconsejable:
1) Eliminar lo superfluo
o no importante, ya que todos los días se reciben documentos de
todo tipo.
2) Relacionar la correspondencia
con facturas, pedidos, ofertas... archivándolas grapadas con sus
asociados.
3) La Publicidad se
puede separar de la correspondencia, abriendo carpetas de PUBLICIDAD y
PROPAGANDA, ordenada por materias relacionadas con nuestra Empresa.
|
Fiscal:
impuestos. |
Para una buena
organización y control de todos los documentos relacionados con los
Impuestos debe guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores
como necesite), por grupos y ordenados. Por ejemplo:
I.V.A. 1º Trimestre Año --, 2T, 3T, 4T y Resumen.
I.R.P.F. 1T, 2T, 3T, 4T
Impuesto de sociedades y pagos a cuenta
Otras declaraciones a Hacienda
Impuestos vehículos
Impuestos especiales
Impuestos Ayuntamiento
Otros
Al hacerlo de esta
forma, conseguimos mantener los impuestos: ordenados, controlados, localizados
y mantener el archivador operativo y manejable al retirar la documentación
con los cierres del ejercicio económico.
|
Laboral:
nóminas, seguros sociales, contratos, seguridad, etc. |
Debemos tener tantos
archivadores como necesite y como siempre, perfectamente rotulados en
el lomo para su identificación.
Guardar las nóminas
firmadas, ordenadas por meses.
Los seguros sociales
TC-1 y TC-2 por meses.
Los contratos de los
trabajadores y fichas del personal con todos los datos de los mismos,
por orden alfabético.
La
prevención de seguridad y riesgos laborales. Ante la importancia
y cantidad de documentos de este apartado será necesario un archivador
por orden alfabético para los trabajadores:
Declaración IRPF y situación familiar trabajador.
Entrega de EPI y de Información de seguridad.
Revisiones médicas y controles.
Reuniones.
Aceptación normas laborales.
Datos de las empresas a las que presta sus servicios.
Etc.
Y otro archivador para la empresa con los planes de seguridad, la empresa
asociada de prevención, los calendarios de revisión, vacunación,
planes de formación, normas…
|
Otros
archivadores: |
Según
la actividad que tenga la empresa es posible que necesite algún archivador
suplementario o quizás en lugar de archivador una caja blanca de
archivo definitivo: por ejemplo las constructoras uno para cada proyecto
que ejecute, etc.
Debemos usar tantos archivadores como necesitemos pero siempre con la misma
idea:
Que todos los documentos estén bien guardados y que se encuentren
fácilmente por cualquier persona de su empresa.
|
Otros
registros auxiliares: |
Estos controles que proponemos
no son archivadores sino registros auxiliares de contabilidad que pueden
ayudarnos en el control de los siguientes documentos:
Efectos comerciales
Para los efectos o
letras de cambio a clientes de pago aplazado, es conveniente llevar un
registro auxiliar del tipo Control de Letras.
|
Nº
orden
|
Cliente
|
Nº
efecto
|
Importe
|
Vencimiento
|
Pago
|
Banco
|
Incidencias
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
Nº de orden.-
Es un número correlativo del 1 al infinito
Vencimiento: Fecha vencimiento del efecto
Pago.- Es la fecha en la que pagan el efecto
Banco: Banco en el que negociamos el efecto
Incidencias.- Anotaremos las que tengamos
El resto de los apartados ya se explican por sí mismos.
Este simple registro
nos facilita:
Saber si hemos girado al cliente el importe facturado.
Controlar los vencimientos, 30 - 45- 60- 90…
Saber en qué banco hemos negociado los efectos,
El día que hemos negociado los efectos
Si en lugar de negociar en bancos, hemos ENDOSADO los efectos
a otro proveedor, en la casilla del banco anotamos el proveedor.
Llevar seguimiento de vencimientos, por si se devuelven, o hay que
renovar antes del vencimiento, por problemas de liquidez de nuestro
cliente en un determinado momento.
Cheques y pagarés
Cada vez que se hace
un cheque debe anotarse en la matriz del talonario todos los datos relativos
al mismo.
|
Nº
documento
|
Fecha
|
Concepto
|
Importe
|
Otros
|
| |
|
|
|
|
Este apartado está
al principio o al final de cada talonario de cheques o pagarés,
y nos permite el control de todos los cheques emitidos. Si hay error al
imprimir el cheque, o nos confundimos al rellenarlo, debemos anotar también
en el registro ANULADO, NULO, DESTRUIDO, etc.
Además, si deseamos tener un justificante del mismo para contabilidad
se debe hacer un documento con todos los datos del mismo y dejarlo junto
con los documentos pendientes de contabilizar:
Recibos bancarios
Una forma de cobro
bastante sencilla y utilizada es el recibo bancario, similar en su forma
a un efecto comercial o letra de cambio pero sin timbre del Estado.
Hecha la factura a
nuestro cliente, acordamos cobro aplazado: pasamos el cobro de la misma
mediante un recibo: a la vista, al vencimiento que detallamos.... etc.
con todos los datos bancarios facilitados por nuestro cliente: banco,
número de Cta. (20 dígitos).
El registro es similar
a la letra de cambio
|
Nº
recibo
|
Cliente
|
Importe
|
Vencimiento
|
Banco
|
Pago
|
Otros
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
