¿Cómo se hace...? / Guía práctica ... / Revisar las fichas del libro mayor una a una

• Detectar si falta algo de contabilizar
• Detectar y corregir errores
• Comprobar para declaración de más de 3005.06 € (antigua declaración de + de 500.000 Ptas.)
• Reclasificación de los saldos de las cuentas en función del vencimiento

Es necesario revisar las fichas del libro mayor una a una a fin de detectar algún fallo en la contabilidad, como por ejemplo haber olvidado crear la cuenta de amortización de un determinado inmovilizado, tener contabilizados apuntes en cuentas que no les correspondan, algo que falte de contabilizar, algún importe incorrecto, algún saldo que no coincide, etc.

También debemos reclasificar los importes de las cuentas que están a largo plazo y pasarlos a corto. El importe que se debe pasar del largo al corto plazo es aquel cuyo vencimiento se produzca en el año que vamos a iniciar.

Los subgrupos que tienen cuentas que quizás necesitemos reclasificar son los siguientes:

15 Empréstitos y otras emisiones análogas.
16 Deudas a largo plazo con empresas del grupo y asociadas.
17 Deudas a largo plazo por préstamos recibidos y otros conceptos.
18 Fianzas y depósitos recibidos a largo plazo.
24 Inversiones financieras en empresas del grupo y asociadas.
25 Otras inversiones financieras permanentes.
26 Fianzas y depósitos constituidos a largo plazo.
29 Provisiones de inmovilizado.

A continuación se presenta una relación de cuentas que debe revisar. No se han contado las que se llevan con empresas del grupo o empresas asociadas por ser más infrecuentes. Si usted las usa proceda también a su revisión.

Las cuentas que necesitan una atención especial, por ser de uso más común, serán las usadas de entre las siguientes:

CUENTAS CON CLIENTES Y DEUDORES VARIOS:

430 Clientes
431 Clientes, efectos comerciales a cobrar
435 Clientes de dudoso cobro
436 Envases y embalajes a devolver por clientes
437 Anticipos de clientes
440 Deudores
441 Deudores, efectos comerciales a cobrar
445 Deudores de dudoso cobro
449 Deudores por operaciones en común

Comprobar que los cobros realizados se corresponden con las facturas contabilizadas. De esta forma podemos ver si falta alguna factura por emitir o si queda algún cobro por realizar.

Es importante enviar cartas a los clientes para comprobar si coincidimos en los apuntes contables (no es necesario con los clientes muy pequeños), así podremos tener la seguridad de que están bien.

Es necesario tener también precaución, con respecto al IVA, si hemos recibido algún anticipo de clientes o entregas a cuenta: Recuerde que los anticipos y entregas a cuenta de clientes devengan IVA

CUENTAS CON PROVEEDORES Y ACREEDORES VARIOS:

173 Proveedores de inmovilizado a largo plazo
523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo
174 Efectos a pagar a largo plazo
524 Efectos a pagar a corto plazo
400 Proveedores
401 Proveedores, efectos comerciales a pagar
406 Envases y embalajes a devolver a proveedores
407 Anticipos a proveedores
410 Acreedores por prestación de servicios
411 Acreedores, efectos comerciales a pagar
419 Acreedores por operaciones en común

Comprobar que los pagos realizados se corresponden con las facturas contabilizadas. De esta forma, podemos ver si nos falta alguna factura por recibir o si queda algún pago por realizar.

Es importante enviar cartas a los proveedores para comprobar si coincidimos en los apuntes contables (no es necesario con los proveedores muy pequeños), de este modo podremos tener la seguridad de que están bien.

No olvide transformar de largo a corto plazo la parte que corresponda de las cuentas 173 y 174, según su vencimiento.

Norma 12 del P.G.C. Clientes, proveedores, deudores y acreedores de tráfico:
Figurarán en el balance por su valor nominal. Los intereses incorporados al nominal de los créditos y débitos por operaciones de tráfico con vencimiento superior a un año deberán registrarse en el balance como "Ingresos a distribuir en varios ejercicios" o "Gastos a distribuir en varios ejercicios", respectivamente, imputándose anualmente a resultados de acuerdo con un criterio financiero.
Deberán realizarse las correcciones de valor que procedan, dotándose, en su caso, las correspondientes provisiones en función del riesgo que presenten las posibles insolvencias con respecto al cobro de los activos de que se trate.

CUENTAS CON EL PERSONAL:

460 Anticipos de remuneraciones
465 Remuneraciones pendientes pago
640 Sueldos y Salarios,
641 Indemnizaciones,
642 Seguridad social a cargo de la empresa,
643 Aportaciones a planes complementarios de pensiones
649 Otros gastos sociales.

Normalmente la cuenta 465 debe quedar con un saldo igual al importe pendiente de pagar correspondiente a las nóminas del mes en que se cierra la contabilidad, si es que no se han pagado.

Debemos comprobar también las cuentas relacionadas con los gastos de personal:
Como mínimo debemos ver que, al menos, las cuentas 640 y 642 tienen las nóminas de todos los meses y extras correctamente contabilizados.

También, si pagamos autónomos debemos ver que hay doce pagos contabilizados y por tanto que no falta ningún mes. Si hay más de un autónomo el mismo cálculo.
El saldo que debe quedar en la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social, acreedores) es el correspondiente al importe del TC del último mes (a no ser que tengamos algún otro TC retrasado pendiente de pagar). Compruebe también que tiene todos los TCS contabilizados.

CUENTAS DE IVA:

472 Hacienda Pública, IVA soportado
477 Hacienda Pública, IVA repercutido
4700 Hacienda Pública, deudor por IVA
4750 Hacienda Pública, acreedor por IVA

Nota.- Debemos hacer cada trimestre los asientos de regularización del IVA. Al final del ejercicio las cuentas de IVA soportado (472), e IVA repercutido (477) deben quedar con saldo cero. Si en el último trimestre queda IVA a nuestro favor quedará reflejado en la cuenta 4700 y si el saldo es a favor de la Hacienda Pública en la cuenta 4750.
Recuerde que si le han concedido alguna subvención, debe regularizar el IVA soportado que no es deducible. Si al cierre no ha cobrado la subvención, tendrá saldo en la cuenta (4708) Hacienda Pública, deudor por subvenciones concedidas.

Así mismo, debe comprobar que los importes de las cuentas de IVA soportado y repercutido del libro mayor coinciden plenamente con los importes de los libros de IVA soportado y repercutido.

CUENTAS DE RETENCIONES:

473 Retenciones y pagos a cuenta
4751 Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas.

Las retenciones de trabajadores y profesionales a cuenta del IRPF se regularizan trimestralmente con la cuenta (4751) Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas. Al cierre del ejercicio quedará el saldo de las retenciones a ingresar correspondientes el cuarto trimestre del año.

Las cantidades retenidas a la empresa y pagos realizados por la misma a cuenta de impuestos se contabilizan en la cuenta (473) Retenciones y pagos a cuenta. Al final del ejercicio esta cuenta debe quedar con saldo cero porque se regulariza en el asiento del Impuesto de Sociedades.

CUENTAS DE TESORERÍA Y OTRAS DEUDAS Y CRÉDITOS:

170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito
171 Deudas a largo plazo
172 Deudas a largo plazo transformables en subvenciones
252 Créditos a largo plazo
253 Créditos a largo plazo por enajenación de inmovilizado
254 Créditos a largo plazo al personal
257 Intereses a largo plazo de créditos
520 Deudas a corto plazo con entidades de crédito
521 Deudas a corto plazo
526 Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito
527 Intereses a corto plazo de deudas
542 Créditos a corto plazo
543 Créditos a corto plazo por enajenación de inmovilizado
544 Créditos a corto plazo al personal
547 Intereses a corto plazo de créditos

No olvide transformar las cuentas de deudas y créditos a largo plazo, en corto plazo, según su vencimiento.

570 Caja
572 Bancos e instituciones de crédito c/c a la vista
574 Bancos e instituciones de crédito, cuentas de ahorro

Nota: con respecto a caja, además de comprobar su saldo, no olvide comprobar que no tiene ningún saldo negativo a lo largo del ejercicio.

Con respecto a los bancos solicite extractos a fecha de cierre y compruebe los saldos de sus cuentas corrientes, depósitos, préstamos, pólizas de crédito, acciones, etc. Estas comprobaciones suelen ser muy fáciles de realizar y pueden evitarle algún error. Por último, realice los ajustes que estime convenientes.

FIANZAS Y DEPÓSITOS RECIBIDOS Y CONSTITUIDOS A CORTO Y LARGO PLAZO:

180 Fianzas recibidas a largo plazo
185 Depósitos recibidos a largo plazo
260 Fianzas constituidas a largo plazo
265 Depósitos constituidos a largo plazo
560 Fianzas recibidas a corto plazo
561 Depósitos recibidos a corto plazo
565 Fianzas constituidas a corto plazo
566 Depósitos constituidos a corto plazo

No olvide transformar las cuentas de fianzas y depósitos a largo plazo, en corto plazo, según su vencimiento.

OTRAS CUENTAS

550 Titular de la explotación
553 Cuenta corriente con socios y administradores
555 Partidas pendientes de aplicación

Estas tres cuentas deben ser revisadas con cuidado pues en muchas sociedades se suelen mezclar bastante las cuentas del titular y los administradores con las de la sociedad. La cuenta 555 si es posible debe quedar con saldo cero.