¿Cómo se hace...? / Guía práctica ... / Revisar las fichas del libro mayor una a una


Es necesario revisar las fichas del libro mayor una a una a fin de detectar algún fallo en la contabilidad, como por ejemplo haber olvidado crear la cuenta de amortización de un determinado inmovilizado, tener contabilizados apuntes en cuentas que no les correspondan, algo que falte de contabilizar, algún importe incorrecto, algún saldo que no coincide, etc.

También debemos reclasificar los importes de las cuentas que están a largo plazo y pasarlos a corto. El importe que se debe pasar del largo al corto plazo es aquel cuyo vencimiento se produzca en el año que vamos a iniciar.

Los subgrupos que tienen cuentas que quizás necesitemos reclasificar son los siguientes:

16 Deudas a largo plazo con partes vinculadas
17 Deudas a largo plazo por préstamos recibidos, empréstitos y otros conceptos
18 Pasivos por fianzas, garantías y otros conceptos a largo plazo
24 Inversiones financieras a largo plazo en partes vinculadas
25 Otras inversiones financieras a largo plazo
29 Deterioro de valor de activos no corrientes

A continuación se presenta una relación de cuentas que debe revisar. No se han contado las que se llevan con empresas del grupo o empresas asociadas por ser más infrecuentes. Si usted las usa proceda también a su revisión.

Las cuentas que necesitan una atención especial, por ser de uso más común, serán las usadas de entre las siguientes:


CUENTAS CON CLIENTES Y DEUDORES VARIOS:

430 Clientes
431 Clientes, efectos comerciales a cobrar
432 Clientes, operaciones de “factoring”
436 Clientes de dudoso cobro
437 Envases y embalajes a devolver por clientes
438 Anticipos de clientes
440 Deudores
441 Deudores, efectos comerciales a cobrar
446 Deudores de dudoso cobro
449 Deudores por operaciones en común

Comprobar que los cobros realizados se corresponden con las facturas contabilizadas. De esta forma podemos ver si falta alguna factura por emitir o si queda algún cobro por realizar.
Es importante enviar cartas a los clientes para comprobar si coincidimos en los apuntes contables (no es necesario con los clientes muy pequeños), así podremos tener la seguridad de que están bien.

Es necesario tener también precaución, con respecto al IVA, si hemos recibido algún anticipo de clientes o entregas a cuenta: Recuerde que los anticipos y entregas a cuenta de clientes devengan IVA

CUENTAS CON PROVEEDORES Y ACREEDORES VARIOS:

173 Proveedores de inmovilizado a largo plazo
523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo
175 Efectos a pagar a largo plazo
525 Efectos a pagar a corto plazo
400 Proveedores
401 Proveedores, efectos comerciales a pagar
406 Envases y embalajes a devolver a proveedores
407 Anticipos a proveedores
410 Acreedores por prestación de servicios
411 Acreedores, efectos comerciales a pagar
419 Acreedores por operaciones en común


Comprobar que los pagos realizados se corresponden con las facturas contabilizadas. De esta forma, podemos ver si nos falta alguna factura por recibir o si queda algún pago por realizar.

Es importante enviar cartas a los proveedores para comprobar si coincidimos en los apuntes contables (no es necesario con los proveedores muy pequeños), de este modo podremos tener la seguridad de que están bien.

No olvide transformar de largo a corto plazo la parte que corresponda de las cuentas 173 y 174, según su vencimiento.

Norma de registro y valoración 9.ª Instrumentos financieros
Un instrumento financiero es un contrato que da lugar a un activo financiero en una empresa y, simultáneamente, a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra empresa.

La presente norma resulta de aplicación a los siguientes instrumentos financieros:
a) Activos financieros:
(...)
En esta categoría se clasificarán, salvo que sea aplicable lo dispuesto en los apartados 2.3 y 2.4 siguientes, los:
a) Créditos por operaciones comerciales: son aquellos activos financieros que se originan en la venta de bienes y la prestación de servicios por operaciones de tráfico de la empresa, y
b) Créditos por operaciones no comerciales: son aquellos activos financieros que, no siendo instrumentos de patrimonio ni derivados, no tienen origen comercial, cuyos cobros son de cuantía determinada o determinable y que no se negocian en un mercado activo. No se incluirán aquellos activos financieros para los cuales el tenedor pueda no recuperar sustancialmente toda la inversión inicial, por circunstancias diferentes al deterioro crediticio.
(...)

2.1.2. Valoración posterior
Los activos financieros incluidos en esta categoría se valorarán por su coste amortizado. Los intereses devengados se contabilizarán en la cuenta de pérdidas y ganancias, aplicando el método del tipo de interés efectivo.
(…)

CUENTAS CON EL PERSONAL:

253 Créditos a largo plazo al personal
257 Derechos de reembolso derivados de contratos de seguro relativos a retribuciones a largo plazo al personal
460 Anticipos de remuneraciones
465. Remuneraciones pendientes de pago
466. Remuneraciones mediante sistemas de aportación definida pendientes de pago
640. Sueldos y salarios
641 Indemnizaciones
642 Seguridad Social a cargo de la empresa
643 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida
644 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida
645 Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio
649 Otros gastos sociales

Normalmente la cuenta 465 debe quedar con un saldo igual al importe pendiente de pagar correspondiente a las nóminas del mes en que se cierra la contabilidad, si es que no se han pagado.

Debemos comprobar también las cuentas relacionadas con los gastos de personal:
Como mínimo debemos ver que, al menos, las cuentas 640 y 642 tienen las nóminas de todos los meses y extras correctamente contabilizados.

También, si pagamos autónomos debemos ver que hay doce pagos contabilizados y por tanto que no falta ningún mes. Si hay más de un autónomo el mismo cálculo.
El saldo que debe quedar en la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social, acreedores) es el correspondiente al importe del TC del último mes (a no ser que tengamos algún otro TC retrasado pendiente de pagar). Compruebe también que tiene todos los TCS contabilizados.

CUENTAS DE IVA:

472 Hacienda Pública, IVA soportado
477 Hacienda Pública, IVA repercutido
4700 Hacienda Pública, deudor por IVA
4750 Hacienda Pública, acreedor por IVA

Nota.- Debemos hacer cada trimestre los asientos de regularización del IVA. Al final del ejercicio las cuentas de IVA soportado (472), e IVA repercutido (477) deben quedar con saldo cero. Si en el último trimestre queda IVA a nuestro favor quedará reflejado en la cuenta 4700 y si el saldo es a favor de la Hacienda Pública en la cuenta 4750.
Recuerde que si le han concedido alguna subvención, debe regularizar el IVA soportado que no es deducible. Si al cierre no ha cobrado la subvención, tendrá saldo en la cuenta (4708) Hacienda Pública, deudor por subvenciones concedidas.

Así mismo, debe comprobar que los importes de las cuentas de IVA soportado y repercutido del libro mayor coinciden plenamente con los importes de los libros de IVA soportado y repercutido.

CUENTAS DE RETENCIONES:

473 Retenciones y pagos a cuenta
4751 Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas.

Las retenciones de trabajadores y profesionales a cuenta del IRPF se regularizan trimestralmente con la cuenta (4751) Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas. Al cierre del ejercicio quedará el saldo de las retenciones a ingresar correspondientes el cuarto trimestre del año.

Las cantidades retenidas a la empresa y pagos realizados por la misma a cuenta de impuestos se contabilizan en la cuenta (473) Retenciones y pagos a cuenta. Al final del ejercicio esta cuenta debe quedar con saldo cero porque se regulariza en el asiento del Impuesto de Sociedades.


CUENTAS DE TESORERÍA Y OTRAS DEUDAS Y CRÉDITOS:

170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito
171 Deudas a largo plazo
172 Deudas a largo plazo transformables en subvenciones
252 Créditos a largo plazo
253 Créditos a largo plazo por enajenación de inmovilizado
254 Créditos a largo plazo al personal
258. Imposiciones a largo plazo
259 Desembolsos pendientes sobre participaciones en el patrimonio neto a largo plazo
520 Deudas a corto plazo con entidades de crédito
521 Deudas a corto plazo
522. Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados
524. Acreedores por arrendamiento financiero a corto plazo
527 Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito
528 Intereses a corto plazo de deudas
542 Créditos a corto plazo
543 Créditos a corto plazo por enajenación de inmovilizado
544 Créditos a corto plazo al personal
547 Intereses a corto plazo de créditos

No olvide transformar las cuentas de deudas y créditos a largo plazo, en corto plazo, según su vencimiento.

570 Caja
572 Bancos e instituciones de crédito c/c a la vista
574 Bancos e instituciones de crédito, cuentas de ahorro

Nota: con respecto a caja, además de comprobar su saldo, no olvide comprobar que no tiene ningún saldo negativo a lo largo del ejercicio.

Con respecto a los bancos solicite extractos a fecha de cierre y compruebe los saldos de sus cuentas corrientes, depósitos, préstamos, pólizas de crédito, acciones, etc. Estas comprobaciones suelen ser muy fáciles de realizar y pueden evitarle algún error. Por último, realice los ajustes que estime convenientes.

FIANZAS Y DEPÓSITOS RECIBIDOS Y CONSTITUIDOS A CORTO Y LARGO PLAZO:

180 Fianzas recibidas a largo plazo
185 Depósitos recibidos a largo plazo
260 Fianzas constituidas a largo plazo
265 Depósitos constituidos a largo plazo
560 Fianzas recibidas a corto plazo
561 Depósitos recibidos a corto plazo
565 Fianzas constituidas a corto plazo
566 Depósitos constituidos a corto plazo


No olvide transformar las cuentas de fianzas y depósitos a largo plazo, en corto plazo, según su vencimiento.


OTRAS CUENTAS

550. Titular de la explotación
551. Cuenta corriente con socios y administradores
552. Cuenta corriente con otras personas y entidades vinculadas
555 Partidas pendientes de aplicación

Estas tres cuentas deben ser revisadas con cuidado pues en muchas sociedades se suelen mezclar bastante las cuentas del titular y los administradores con las de la sociedad. La cuenta 555 si es posible debe quedar con saldo cero.