¿Cómo se hace...? / Cuentas anuales /  8.- Presentación y depósito en el Registro Mercantil

8.1. Obligados a depositar las cuentas anuales
8.2. Documentos a depositar
8.3. Presentación en soporte papel
8.4. Presentación en soporte informático
8.5. Presentación por vía telemática
8.6. Dónde se depositan
8.7. Publicidad de las cuentas anuales





8.1. Obligados a depositar las cuentas anuales

Están obligados a depositar las cuentas anuales:

- Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales.

- La sociedad dominante, en los casos de grupos de sociedades que presentan cuentas consolidadas.

- Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.

- Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.

- Las fundaciones depositarán las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones, debiendo formular cuentas anuales consolidadas cuando la fundación se encuentre en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante.

El depósito de cuentas en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero.

– Ver artículos 365, 372 y 375 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.

– Ver artículo 41.2 del Código de Comercio.

– Ver Disposición Adicional Sexta de la Ley 50/2002, de Fundaciones.





8.2. Documentos a depositar

A los efectos del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, deberán presentarse los siguientes documentos:

- Solicitud firmada por el presentante.

- Certificación del acuerdo del órgano social competente con las firmas del órgano de administración que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.

La certificación contendrá todas las circunstancias exigidas por el Reglamento del Registro Mercantil y expresará si las cuentas han sido formuladas de forma abreviada, expresando, en tal caso, la causa. La certificación expresará igualmente, bajo fe de quien certifica, que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltare la firma de alguno de ellos se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa.

- Un ejemplar de las cuentas anuales, debidamente identificado en la certificación a que se refiere el número anterior.

- Una hoja aparte con la información medioambiental, en forma de declaración positiva o negativa según corresponda.

- Un ejemplar del informe de gestión, en su caso.

- Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.

- Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.

- Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas. Esta certificación podrá incluirse en la certificación del acuerdo del órgano social competente.

– Ver artículo 279 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.





8.3. Presentación en soporte papel

Los Registros Mercantiles disponen de unos modelos oficales, donde se transcriben los datos de la empresa, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, a estos modelos se incorpora la memoria en hojas aparte. Todo el conjunto forma las cuentas anuales que deben ir firmadas en todas las hojas por los administradores y numeradas correlativamente.

En la solicitud se mencionará que su presentación no es digital.

– Ver Instrucción del 30 de Diciembre de 1999 de la Dirección General de Registros y Notariados.





8.4. Presentación en soporte informático

Existe la posibilidad de presentación de las cuentas anuales mediante soporte informático de disco de 3,5 pulgadas y, en su caso, en el soporte o soportes autorizados de entre los habituales en el mercado.

Las cuentas anuales presentadas en soporte informático deberán cumplir los requisitos que respecto al formato y contenido de los distintos campos se especifican en el anexo I de la Instrucción del 30-12-99 de la DGRN.

La información presentada en soporte informático dispondrá de un sistema de protección con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro de Inscripciones de Depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil correspondiente.

El soporte informático contendrá el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria, también el informe de gestión, en su caso.

– Ver Instrucción del 30 de Diciembre de 1999 de la Dirección General de Registros y Notariados.





8.5. Presentación por vía telemática

Las cuentas anuales elaboradas mediante procedimientos informáticos podrán ser remitidas al Registro Mercantil competente por vía telemática a la dirección de correo electrónico habilitada al efecto y comunicada al público interesado en el tablón de anuncios de la oficina.

El Registrador comprobará que los datos de los signatarios coinciden con los indicados en la solicitud y que las firmas reúnen los requisitos sobre firma electrónica avanzada recogidos en el Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, y presentará los documentos recibidos telemáticamente en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil para los títulos enviados por correo.

La publicidad de las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil se hará efectiva por medio de certificación expedida por el Registrador o por medio de copia de los documentos depositados, a solicitud de cualquier persona. La copia podrá expedirse en soporte informático.

– Ver Instrucción del 30 de Diciembre de 1999 de la Dirección General de Registros y Notariados.






8.6. Dónde se depositan

Las cuentas anuales se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.

Las cuentas anuales consolidadas se depositarán en el Registro Mercantil del domicilio social de la sociedad dominante.

Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España habrán de depositar necesariamente en el Registro de la sucursal en que consten los datos relativos a la sociedad sus cuentas anuales y, en su caso, las cuentas consolidadas que hubieran sido elaboradas conforme a su legislación. Si las cuentas ya estuvieran depositadas en el Registro de la sociedad extranjera, la calificación del Registrador se limitará a la comprobación de este extremo.

Las cuentas anuales de las fundaciones se depositarán en el Registro de Fundaciones.

– Ver artículos 372, 373 y 375 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.

- Ver artículo 279 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

– Ver Disposición Adicional Sexta de la Ley 50/2002, de Fundaciones.





8.7. Publicidad de las cuentas anuales

Los Registradores conservarán las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil durante 6 años a contar desde la publicación del anuncio del depósito en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).

Las cuentas anuales y demás documentos depositados son públicos, es decir, se puede solicitar por cualquier persona, una copia de las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil que se hará efectiva por medio de certificación expedida por el Registrador o por medio de copia de los documentos depositados. La solicitud podrá hacerse a través de Internet y expedirse en soporte informático.

– Ver artículo 369 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.

- Ver artículo 281 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.