¿Cómo se hace...? / Obligación de expedir y... / Conservación de facturas y otros documentos a efectos del IVA


Obligación de conservación de facturas y otros documentos
Formas de conservación de las facturas
Conservación de las facturas por medios electrónicos
Lugar de conservación de las facturas
Acceso de la Administración Tributaria a las facturas





Obligación de conservación de facturas y otros documentos

1.- Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

a) Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.

b) Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y las copias de los documentos sustitutivos expedidos.

c) Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado reglamento, así como sus justificantes contables, en su caso.

d) Los recibos a que se refiere el artículo 16.1 del mismo reglamento, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

e) Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la Importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a los documentos que se citan en el párrafo c.

2.- Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por el reglamento aprobado por el Real Decreto 1619/2012.

3.- Las obligaciones a las que se refiere el apartado anterior se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen sobre facturación.

4.- Cuando el tercero no esté establecido en la Comunidad Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por la Directiva 2010/24/UE del Consejo, de 16 de marzo de 2010, sobre la asistencia mutua en materia de cobro de los créditos correspondientes a determinados impuestos, derechos y otras medidas, y el Reglamento (UE) nº 904/2010 del Consejo, de 7 de octubre de 2010, relativo a la cooperación administrativa y la lucha contra el fraude en el ámbito del Impuesto sobre el Valor Añadido, únicamente cabrá la expedición de facturas por el destinatario de las operaciones o por terceros previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.





Formas de conservación de las facturas

1.- Los diferentes documentos a que se hace referencia en el artículo 19 del Real Decreto 1619/2012 se deberán conservar de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.

2.- En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.





Conservación de las facturas por medios electrónicos

1.- La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en el artículo 21 del Real Decreto 1619/2012, por el que se regulan las obligaciones de facturación se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

2.- Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.

Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.






Lugar de conservación de las facturas

1.- A efectos de lo dispuesto en cuanto a la conservación de facturas, el empresario o profesional o el sujeto pasivo obligado a la conservación de las facturas podrá determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación, a condición de que ponga a disposición del órgano de la Administración tributaria que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de dicho órgano y sin demora injustificada, toda la documentación o información así conservadas.

2.- Cuando la conservación se efectúe fuera de España, tal obligación únicamente se considerará válidamente cumplida si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información así conservadas.

En caso de que los empresarios o profesionales o sujetos pasivos deseen cumplir dicha obligación fuera del citado territorio deberán comunicar con carácter previo esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.





Acceso de la Administración Tributaria a las facturas

Cuando la obligación de conservación de facturas u otros documentos se cumpla mediante la utilización de medios electrónicos se deberá garantizar a cualquier órgano de la Administración tributaria que esté realizando una actuación de comprobación de la situación tributaria del empresario o profesional o del sujeto pasivo el acceso en línea a los documentos conservados, así como su carga remota y utilización. El cumplimiento de esta obligación será independiente del lugar en el que se conserven los documentos.