¿Cómo se hace...? / Obligación de expedir y... / Facturas electrónicas


Introducción
Quién puede utilizar sistemas de facturación telemática
Obligación de conservar facturas





Introducción

La modificación del Reglamento de facturas tiene como uno de sus elementos principales declarados la pretensión de garantizar el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica, como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.

La factura electrónica se define como aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

Se pretende por tanto permitir que las empresas puedan emitir y recibir las facturas por medios electrónicos garantizando la plena validez de esta factura tanto para el emisor como para el receptor, garantizando la integridad de la factura emitida y su accesibilidad para la administración en su caso.

Garantizar la validez de las facturas no podrá suponer la imposición nuevas cargas administrativas, ni se puede imponer una tecnología determinada para emitir estas facturas, eso queda a la libertad del emisor. Deja de ser obligatorio recurrir a la firma electrónica avanzada o al EDI, aunque ambos pueden seguir siendo utilizados por quien viniese usándolos con anterioridad.

 





Quién puede utilizar sistemas de facturación telemática

No hay requisitos de inclusión, para emitir facturas electrónicas, es necesario, eso sí, que el receptor acepte recibir y que se pueda garantizar la autenticidad de la factura emitidas por un sistema de firma electrónica avanzada, EDI u otro sistema que se haya comunicado previamente a la Agencia Tributaria y que haya sido validado por ésta.

Iniciar la emisión de facturas electrónicas no implica que ya no se puedan emitir facturas en papel, el empresario puede emitir facturas electrónicas a unos destinatarios y a otros en papel.

A partir del 15 de enero de 2015, todos los proveedores de la Administración Pública (Estatal, Autonómica y Local) tienen la obligación de realizar la factura electrónica. Más información.






Obligación de conservar facturas

1.- La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en los artículos 20 y 21 del Real Decreto 1619/2012, por el que se regulan las obligaciones de facturación se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

2.- Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.

Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.