GESTIÓN DE HOTEL


•  Control de reservas: alta de reservas que permite filtrado de habitaciones según características, acceso al planning con las habitaciones posibles resaltadas en amarillo para encajar los clientes en las fechas en las que está creando la reserva (incluye avisador de huecos en el planning al mirar disponibilidad), consultar precios de la reservas, incluir anticipos, depósitos, camas supletorias, garaje, doble uso o cunas.

En el avisador de huecos del planning, incluye poder ver aunque no haya una habitación disponible para unas fechas, si al cambiar de habitaciones se podría realizar la reserva.

Control de reservas pendientes de confirmar, así como sus búsquedas correspondientes.

•  Posibilidad de imprimir la ficha de cada reserva.

•  En el formulario de alta y modificación de reservas se ha incorporado un check, "Marcar planning". Si se activa aparecerá una marca en el planning (tanto por pantalla como impreso) y en el listado de reservas.

Puede utilizarlo según diferentes casos:

- Señalar reservas pendientes de anticipo o de confirmación.

- Señalar que las habitaciones asignadas a la reserva no pueden ser modificadas (según petición del cliente).

- Cualquier otra cuestión a tener en cuenta.

•  Gestión de listas de espera. Puede anotar personas interesadas en el alojamiento de fechas completas por si hay anulaciones y así ponerse en contacto con ellas.

•  Control configurable para no permitir reservas con fecha de entrada anterior a la última semana.

•  Control de los empleados que hacen la reserva.

•  Gestión de grupos.

•  Control de incidencias de clientes con aviso de las mismas al dar de alta una reserva.

•  Control del RIESGO CONCEDIDO a cada uno de los clientes. (Pensado especialmente para agencias y empresas). Se deberá activar dicho control en la configuración del programa.

•  Planning de 15 ó 30 días pudiendo acceder a los datos de la reserva.

•  Control de “Festivos”. Podrá crear festivos indicando fecha y lugar. Cuando consultemos el planning, estas fechas aparecerán en rojo (igual que los domingos). Si en el planning, pulsa sobre una de ellas, nos indicará en qué lugares es festivo.

•  Gestión de tarifas, temporadas, fechas y sus precios correspondientes.
Existe una opción de consulta para saber si existe algún intervalo de fechas que no tiene precio asignado precio.

•  Desglose de precios por tipo de pensión: manual y automático (tanto en cantidad como en porcentaje).

•  Posibilidad de establecer una tarifa y pensión por defecto.

•  Gestión de habitaciones.

•  En hoteles con menos de 55 habitaciones, podrá configurar un “nombre” a las habitaciones y que éstos aparezcan en el planning y diversos listados

•  Tipos de habitaciones “configurables”.  Creará los tipos de habitación que desee según sea su establecimiento. A cada tipo de habitación se le tendrá que asignar el número de personas que la ocuparan por defecto. Será éste número el que se tendrá en cuenta para estadísticas, cargos, etc.

•  Control de anticipos.

•  Parte de gobernanta de todo el hotel o por planta con aviso programable de cambio de ropas en las habitaciones: sábanas y toallas.

•  Cálculo de presupuestos.

•  Conocer la disponibilidad de las habitaciones entre unas determinadas fechas y el coste de la estancia.

•  Acceso desde el cuadro de habitaciones a: la factura de una habitación, la ficha de una reserva, dar entrada y salida una habitación, búsqueda de una factura o reserva, realizar cargos o modificar las características de una habitación.

•  Control de habitaciones fuera de servicio.

•  Control de fax recibidos, enviados y/o pendientes.

•  Incorpora programa de facturación: gestión de compras y ventas, facturación de clientes no alojados en el hotel, servicios de restaurante, bar, etc., listados, estadísticas.

•  Posibilidad de imprimir FACTURAS a “PDF” de manera automática.

•  Completas fichas de artículos y clientes. Posibilidad de creación de clientes y artículos desde la pantalla de entrada de datos de facturas y alta de reservas.

•  Creación de artículos compuestos.

•  Introducción de artículos con texto libre en la entrada de documentos.

•  Posibilidad de apertura de dos facturas para un cliente mientras dure su estancia: una para los cargos extras y otra para cargos de habitaciones (agencias, empresas, congresos).

•  Enlace de la Gestión de Hotel Gábilos con el programa de gestión telefónica Char. El programa Char no está incluido.
Incluye listados telefónicos: llamadas para facturas, resto de llamadas e incluso la búsqueda de llamadas a un determinado teléfono.

•  Información esencial del cliente: agrupación de los distintos documentos del mismo en su ficha, listados de artículos entre fechas, búsquedas de artículos consumidos. Así como las estancias que haya realizado.

•  Pase de artículos entre habitaciones.

•  Cambios de habitación a mitad de estancia.

Notas para el cambio de habitaciones. Cuando una habitación que ya ha realizado la entrada con parte de la estancia transcurrida, se cambia a otra habitación, anotaremos:

- En el campo notas de la reserva de la habitación que deja a qué habitación se cambia.

- En el campo notas de la reserva de la nueva habitación en qué habitación ha estado y desde qué día hasta que día.

- En el campo notas de la factura del cliente en qué habitación ha estado y desde qué día hasta qué día.

•  Cargos automáticos en factura de las habitaciones, pudiendo elegir si lo desea cargos manuales.

•  Control de entradas y salidas de clientes.

•  Búsqueda de reservas, estancias pasadas y actuales.

•  Producción entre fechas: de todo el hotel, sólo de las habitaciones, de una habitación en concreto o el hotel sin incluir habitaciones.

•  Control de facturas pagadas. Podrá crear formas de pago consideradas automáticamente como pagadas.

•  Posibilidad de cerrar una FACTURA con TRES FORMAS de PAGO diferentes. Por si alguien paga parte en metálico o bonos y parte en tarjeta,… De esta forma se detallará en el listado “Facturas por formas de pago”. Para activarlo pulsar la opción correspondiente en “Menú principal à Configuración à Datos empresa à Pestaña datos facturación 2”.
Notar que si una factura tiene más de una forma de pago no se llevará el control de pagos parciales de dicha factura de forma automática.

•  Generación de ficheros del parte de viajeros para su envío vía Internet al Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Guardia Civil según Resolución de 14 de julio de 2003, de la Secretaría de Estado de Seguridad.

Extensión del archivo de la Guardia Civil configurable. Pudiendo añadir o modificar el nº del último archivo enviado a la G.C.

•  Puede introducir en los partes de viajeros tantas personas como tenga la reserva.

•  Listados: reservas, ventas por meses, ocupación, clientes, clientes actuales, guardia civil, cocina, incidencias, anticipos, salidas retrasadas, depósitos, stocks por familia.

•  Impresión de documentos de admisión.

•  Estadísticas: de ocupación, por tipo de pensión, de ocupación anual, por provincias (adaptadas a las exigencias del Instituto Nacional de Estadística).

•  Detalles comparativos de: personas – habitaciones (adaptados a las exigencias del Instituto Nacional de Estadística), respecto al año anterior, previsiones futuras.

•  Cuadro resumen del estado de las habitaciones: ocupadas, entradas, salidas, libres y fuera de servicio.

•  Control de objetos perdidos en las instalaciones del hotel.

•  Al acceder al programa informa automáticamente de: anticipos no entregados, entradas y salidas pendientes, habitaciones fuera de servicio y que tienen entrada, cargos automáticos pendientes y si no ha sido dada de alta una tarifa de precios para la fecha actual.

•  Establecer permisos a la entrada de diferentes apartados a través de la opción "Configuración --> Controles".
Dónde podrá establecer una clave de acceso para ciertos apartados del programa. De esta forma, sólo las personas que conozcan la clave podrán acceder a dichos apartados.

•  Realización y recuperación de copias de seguridad a: disquete, Zip, pen drive, CD, disco duro del ordenador, disco externo, envío copia por correo electrónico, envío copia automática a Gábilos.

•  Control de usuarios: acceso controlado según usuarios a los distintos apartados de información del programa.

• Totalmente actualizado para trabajar con todos los IVA. Permitiendo compatibilizar diferentes IVA en un mismo ejercicio,  incluso rectificar facturas a un tipo impositivo u otro en función de la factura origen.