Web fiscal / Notificaciones electrónicas / Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos


Regula las relaciones de los particulares con la Administración a través de internet.

Las grandes novedades que introduce son:

• La sede electrónica.

“La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.” (artículo 10 de la Ley)

A través de estas sedes electrónicas de las administraciones los ciudadanos pueden realizar gestiones administrativas.

En el ámbito tributario por ejemplo, la página de la Agencia Tributaria da acceso a su sede electrónica en https://www.agenciatributaria.gob.es

A través de ésta se puede realizar la declaración y pago de impuestos u otros trámites como conocer el estado de tramitación de procedimientos en los que seamos parte, solicitar certificaciones, conceder apoderamientos, acceder a la documentación de un expediente durante el trámite de audiencia, presentar un recurso o presentar documentos por registro.

Para el acceso a estos servicios se necesita la firma electrónica de los nuevos DNI, un certificado electrónico emitido por una entidad autorizada o, en caso de que se autorice, el uso de claves de acceso.

La propia sede electrónica en cuestión debe explicar como solicitar y obtener un certificado electrónico en caso de no poseerse. La sede de la Agencia Tributaria lo hace en “Utilidades-Firma electrónica”.

El uso del DNI electrónico se puede consular en http://www.dnielectronico.es/

 

• El registro electrónico.

Según el artículo 24 de la Ley:
“1. Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
2. Los registros electrónicos podrán admitir:
· Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
· Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro.”

Dicho Registro en definitiva permite presentar por internet cualquier tipo de documento, ya sea para cumplir un trámite exigido (como responder a un requerimiento de la Administración) ya para realizar solicitudes o iniciar procedimientos.

 

• Comunicaciones electrónicas.

Los ciudadanos pueden elegir la vía electrónica en sus comunicaciones con la administración, salvo en los casos en que la norma establezca expresamente lo contrario.

Esta opción es revocable en cualquier momento.

“Las comunicaciones a través de medios electrónicos serán válidas siempre que exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas, del contenido íntegro de las comunicaciones y se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de las mismas.” (artículo 27).

Las comunicaciones por medios electrónicos se pueden utilizar cuando:
· El interesado lo solicite.
· El interesado consienta.
· Reglamentariamente se autorice a la administración a hacerlo por tratarse de “personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos” (art. 27.6)

En el ámbito tributario, el R.D. 1363/2010 establece la obligatoriedad de recibir las notificaciones por medios electrónicos a varias entidades y sociedades a partir de 01/01/2011. En especial, a las sociedades anónimas y a las de responsabilidad limitada.

Una vez puesta a disposición del interesado la comunicación electrónica, se dispone de 10 días para acceder a su contenido. Transcurrido ese plazo se considera rechazada y en consecuencia se entiende que se ha realizado la notificación, salvo que se acredite la imposibilidad técnica de acceder a su contenido.

 

• Expediente electrónico.

“El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.” (artículo 32)

 

• Ejemplo.

1-. La Administración inicia un procedimiento de inspección respecto de nuestro IVA del ejercicio anterior.
¿Lo puede iniciar por medios electrónicos enviándonos un e-mail?

En principio está la cuestión de si estamos obligados a recibir la notificación por medios electrónicos y la respuesta es que depende.

Si nuestra empresa es una sociedad anónima o limitada, sí estamos obligados, pero un empresario individual o una sociedad colectiva no están obligados.

Un empresario individual puede considerar que le resulta más cómodo recibir las comunicaciones por medios electrónicos que tener que andar pendiente del correo y por ello solicitar su inclusión en el sistema de dirección electrónica habilitada, pero no tiene ninguna obligación de hacerlo.

La segunda cuestión es si un e-mail enviado a nuestra dirección es un medio adecuado para que se produzca la notificación del inicio de las actuaciones.

En principio el artículo 35.2 del R.D. 1671/2009 contempla esta forma de notificación electrónica, pero en materia de notificaciones de este R.D. sólo se aplica subsidiariamente respecto del R.D. 1363/2010 y esta última sólo recoge la notificación a través de la dirección electrónica habilitada, por lo que el mero envío de un e-mail no supone que el acto administrativo se entienda notificado.

El servicio de dirección electrónica habilitada es gestionado por Correos, que pone a disposición de los usuarios un buzón electrónico donde se depositan las comunicaciones. Es posible que se establezca algún sistema de aviso de que se tiene una comunicación pendiente en la dirección electrónica habilitada, como un e-mail a la dirección que dé la empresa o un sms, pero en principio lo que da lugar a que se produzca la notificación es el acceso a la comunicación en la dirección electrónica habilitada.

¿Qué efectos tendría entonces el e-mail que nos enviase Correos? Pues salvo que se desarrolle más adelante otra cosa es como si pasa el cartero por casa, no nos encuentra y nos deja un aviso de que tenemos una carta en la oficina de Correos. La notificación se produce cuando vamos a Correos y nos entregan la carta, no cuando el cartero nos deje el aviso.

Hay no obstante una diferencia importante. Mientras que si no vamos a la oficina de Correos a recoger la carta no hay notificación (otra cosa es que la comunicación se publique luego en el BOE), en el caso de las notificaciones electrónicas tenemos 10 días para acceder al buzón electrónico y si no lo hacemos se entiende que la notificación electrónica se ha producido tanto si la leemos como si no.

2-. Nuestra empresa recibe en enero de 2011 un aviso comunicándole que a partir de ese momento las notificaciones se le realizarán electrónicamente en la dirección electrónica habilitada que se indica.

Dos días después llega una carta en papel indicándonos que debemos justificar cierto importe en IVA.

Si ya hemos recibido el aviso de que las notificaciones nos las practicarán por medios electrónicos, la que llega por carta ¿es válida?

Sí si Hacienda mandó la carta a Correos antes de que tener constancia de la notificación a la empresa de su inclusión en el sistema de dirección electrónica habilitada (art. 3.2.c del R.D. 1363/2010).

En cualquier caso, si se producen simultáneamente una notificación en papel y otra por medios electrónicos, la notificación se entiende producida con la que llegue primero.

3-. D. José Rodríguez solicita que le realicen las notificaciones por medios electrónicos. Resulta que dos días antes de que prescriba el IRPF de 2006 le llega un funcionario a su casa para comunicarle que le inician un procedimiento para comprobar los rendimientos de actividades económicas.

El Sr. Rodríguez contesta al funcionario que él ha solicitado que las comunicaciones se las realicen por medios electrónicos, así que tienen que ponérsela en su buzón electrónico, que él ya la abrirá dentro de 10 días cuando el derecho de la Administración a comprobar el impuesto haya prescrito.

¿Tiene razón el Sr. Rodríguez?
No, Hacienda puede realizar la comunicación por medios no electrónicos “cuando la comunicación o notificación electrónica resulte incompatible con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia.” (art. 3.2.b del R.D. 1363/2010).

4-. En el curso de este procedimiento la administración nos pide que le aportemos los libros registros de facturas recibidas y una serie de facturas.

No hace falta ir en persona a entregarlos, puede aportarse en el registro electrónico de la Agencia Tributaria.

Se escanean los documentos que estén en papel y se incorporan en el Registro electrónicos de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Si el Registro admite los documentos generará un recibí acreditativo de la presentación.
Si no lo admite generará también un documento indicando los motivos del rechazo y si es posible la forma de subsanarlos (art 29 del R.D. 1671/2009.)

Nos pueden rechazar los documentos en el Registro porque:
· no vayan dirigidos a esa Administración o haya un registro donde la norma marca específicamente que hay que presentar los documentos.
· los documentos presentados contienen algún código malicioso o capaz de dañar al sistema.
· se trata de un documento normalizado y no se ha rellenado correctamente.

Respecto a los documentos escaneados que se presenten, la Administración se reserva el derecho a cotejarlos en su caso.

5-. A un empresario individual, tras haber autorizado a la Administración a realizar las comunicaciones de este procedimiento por medios electrónicos, le solicitan la aportación de nueva documentación.

Esta comunicación sí se realiza por medios electrónicos, pero porque lo hemos autorizado. Si no lo hubiéramos autorizado no valdría este medio de comunicación.
En cualquier momento del procedimiento podemos cambiar la opción.

La notificación se entiende producida en el momento en que la abrimos y la leemos, no cuando nos la mandan (artículo 28.2).

6-. Nos envían la notificación, pero como estamos liadísimos no hemos tenido tiempo de abrirla.

Transcurridos 10 días se entiende que la hemos rechazado, es decir, se entiende que estamos notificados tanto si la leemos como si no.

7-. No nos hemos enterado de que nos querían notificar algo porque nuestro proveedor de servicios de internet es una calamidad, ha tenido un fallo en el servicio y llevamos bastante tiempo sin conexión.

En este caso podemos solicitar a la Administración que entienda no realizada la notificación por imposibilidad técnica de recibirla, aunque hay que acreditar el problema técnico.

El problema es que el R.D. 1363/2010 señala en su exposición de motivos literalmente lo siguiente:

“…las concretas personas jurídicas y entidades a las que se impone la obligación de recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones que en el ejercicio de sus competencias les dirija la Agencia Estatal de Administración Tributaria, tienen garantizado –por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros medios acreditados– el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.
En el caso concreto de las sociedades mercantiles, tanto anónimas como de responsabilidad limitada, se ha considerado que todas ellas –independientemente de su dimensión– disponen de los medios tecnológicos precisos para ser incluidas en el sistema de notificación en dirección electrónica habilitada. Estas entidades ya están hoy obligadas a presentar telemáticamente la mayoría de sus declaraciones tributarias por lo que tales entidades cuentan hoy con la capacidad necesaria para el acceso a los medios técnicos precisos para recibir notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos. A todas esas entidades la normativa mercantil les impone obligaciones contables y registrales que implican una capacidad técnica, económica y organizativa mayor que la que pudiera exigirles la inclusión en el sistema de notificación en dirección electrónica habilitada.”

Es decir, difícilmente se aceptará justificaciones de la imposibilidad técnica para recibir la comunicación.

De hecho, mientras el artículo 28.3 de la Ley 11/2007 hace alusión a la imposibilidad material o técnica de recibir la comunicación, las normas de desarrollo reglamentario no desarrollan estos supuestos.

8-. Decidimos que es mejor que nos represente un profesional.

Podemos conceder la representación a través de la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Cumplimentaremos el formulario de representación disponible en la propia sede electrónica y lo presentaremos en el registro electrónico.

Podemos apoderarle para que nos represente no sólo en el procedimiento sino para que sea a él a quien le realicen las comunicaciones electrónicas dirigidas a nuestra empresa.

9-. Finalizadas las actuaciones se pone de manifiesto el expediente.
La Administración, en la comunicación nos dará un acceso restringido al expediente electrónico a través de su sede electrónica.

10-. Al finalizar las actuaciones no estamos de acuerdo con la liquidación realizada por la Administración.

En este caso el recurso es un procedimiento iniciado a instancia del interesado (nosotros) por lo que sí puede iniciarse por medios electrónicos. En su sede electrónica, la Agencia Tributaria tiene que tener los formularios y los medios necesarios para que podamos interponer el recurso desde la propia sede a través del registro.