¿Cómo se hace...? / Estudio de viabilidad / Los fondos necesarios: presupuesto de inversión
Los fondos necesarios: presupuesto de inversión
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Introducción |
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Fallos que se suelen dar al valorar una inversión |
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Presupuesto de inversiones hasta la puesta en marcha |
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Lista guía de posibles gastos hasta que el proyecto está en marcha |
| Introducción |
En este apartado se trata de saber a cuánto asciende la inversión
necesaria para poner en marcha el negocio que tiene pensado.
También debe detallar el tiempo estimado desde que se inicie el proyecto
(duración de las obras + acondicionamiento + permisos) hasta su apertura.
Puede establecer, si lo desea, un gráfico de Gantt
al objeto de mostrar los distintos trabajos necesarios para la ejecución
del proyecto y su duración en el tiempo. Esto servirá también
para saber cuándo va a necesitar los fondos.
En proyectos más complejos y ya para expertos, recordaremos que se
puede hacer un diagrama PERT al objeto de hallar el
camino crítico.
Debe detallar si existe algún punto estratégico en la planificación
o ejecución del proyecto.
El calcular un presupuesto normalmente no es difícil, ya que en los
presupuestos muy complejos existen técnicos apropiados que ayudan
a su elaboración (economistas, arquitectos, ingenieros) y, en los
más sencillos, no es más que hacer una lista de trabajos que
hay que hacer y cosas que hay que comprar y finalmente valorarlas.
| Fallos que se suelen dar al valorar una inversión |
- Se quedan cosas sin presupuestar: tenga cuidado en no dejarse nada
ya que es muy fácil olvidarse de algún detalle. Para esto
no existe otro método que “hacer en todo unos recuentos
tan integrales y una revisiones tan generales que se llegue a estar
seguro de no omitir nada (Renato Descartes)”.
- Fallos en los precios. Los precios de cada partida del presupuesto
deben estar totalmente comprobados y garantizados. Tenga también
en cuenta el I.V.A. y otros impuestos que deba soportar.
- Fallos en las calidades. A veces se incrementan los presupuestos porque
le han presupuestado una determinada calidad (y así aparece en
el presupuesto aunque se hubiese hablado otra cosa) y luego al poner
la que realmente desea, cueste más dinero.
- Fallos en las cantidades. En algunos presupuestos está todo
correcto “únicamente” que nos han presupuestado,
por ejemplo, 10 en lugar de 100 y claro, luego hay que pagar las 100.
Cuidado con esto pues a veces son errores y otras pueden no serlo. Así
quizás elija usted “ese presupuesto por ser menor”
y luego se encuentra con la verdad. Revíselo todo bien ya que
cuando un presupuesto es muy largo un fallo así puede pasar desapercibido.
- Tiempo de ejecución. Normalmente el tiempo de ejecución
se alarga y esto encarece la obra. Si es obra civil y puede usted hacerlo
quizás sea prudente acordar “precio cerrado”.Esto
significa que es independiente de las cantidades de obra ejecutadas
y de los imprevistos que salgan (así debe hacerlo constar en
contrato) y también de las fechas, aunque en el contrato se pone
fecha inicio, fecha fin y cláusula de penalización por
si no cumple en plazos.
- Subvenciones. Es posible que pueda recibir ayuda pública para
la financiación de su negocio, pero los cálculos del dinero
necesario debe hacerlo sin contar con ellas, pues a veces no llegan
o lo hacen demasiado tarde. Téngalo en cuenta.
- Imprevistos. Muchas veces no se cuenta con imprevistos y siempre terminan
apareciendo. Calcule un 20% como margen de seguridad.
Con todos estos detalles calcule usted el presupuesto. Después,
a esa inversión prevista debe restarle los fondos que usted aporta
y quedará la cantidad que tiene que financiar.
Para ver como puede obtener esos fondos que necesita financiar vea el apartado
las fuentes de financiación.
| Presupuesto de inversiones hasta la puesta en marcha |
La dificultad de elaboración del presupuesto depende del tipo
de proyecto que se vaya a poner en marcha y de las ayudas que tengamos
para su elaboración.
Por ejemplo, si lo que ha decidido es instalar una franquicia, es muy
posible que el franquiciador le diga, con mucha aproximación, a
cuánto ascenderá la inversión.
Si lo que ha decidido ha sido construir un hotel, puede tener una primera
idea de cuánto puede costar hablando con arquitectos, constructores,
hoteleros, etc. ¿Sabía usted que un hotel se puede valorar
aproximadamente en función de las habitaciones? Así por
ejemplo, si contamos que el coste de hacer una habitación de un
hotel de cuatro estrellas es de unos 80.000 euros en el año 2003
(excluyendo el coste del terreno pero incluyendo todo lo demás:
los salones, la cocina, garajes, equipamiento completo, etc.) puede calcular,
aproximadamente, que si tiene pensado construir un hotel de 80 habitaciones
puede costar unos 6.400.000 Euros (80.000 euros x 80 habitaciones).
A veces, algunas cosas que parecen muy complicadas son tan sencillas como
llamar a una gran empresa y decirle que le asesore sobre cómo se
puede decorar y a cuánto ascendería, por ejemplo, el equipamiento
completo de salones, comedor, cocina y habitaciones del citado hotel.
Esto se puede hacer mostrando el proyecto, no es necesario tenerlo terminado.
Otras veces, las cosas son más complicadas, como cuando se desea
saber a cuánto puede ascender la inversión para hacer un
parque de atracciones. En este caso, como en muchos otros de similar envergadura,
se parte de un proyecto muy detallado respecto a qué se desea y,
posteriormente, se van presupuestando cada una de las fases hasta llegar
al final.
El calcular bien un presupuesto de inversiones tiene su grado de dificultad,
sobre todo si lo hace uno mismo y no tiene experiencia anterior, ya que
es muy fácil olvidarse alguna cosa. Por ello es prudente solicitar
ayuda a los especialistas al objeto de aproximarse lo más posible
al importe real de la inversión.
Es necesario darle muchas vueltas al tema y repasarlo todo bien hasta
que tenga la convicción de que no olvida nada. Luego vea o visite
negocios similares al que ha pensado para comprobarlo nuevamente.
Por último pida presupuestos de todo y no olvide añadir
el porcentaje de imprevistos
| Lista guía de posibles gastos hasta que el proyecto está en marcha |
Estudios previos a la puesta en marcha (Asesoramiento, contratos, estudios
de viabilidad, etc.)
Proyectos de Arquitecto, Ingenieros, etc.
Proyectos de decoradores
Escrituras (Notario, Registro e impuestos)
Gastos de constitución de la Empresa (SL, SA,…).
Gastos de obtención de financiación: Hipotecas, préstamos,
etc.
Preparación de terrenos. Incluye compra de terrenos más
su estudio geológico y acondicionamiento (drenajes, desvío
de canalizaciones, nivelación, cambio de líneas eléctricas,
mantenimiento o cambio de caminos existentes por derechos de paso, demoliciones
de edificios u otras estructuras si fuese necesario, etc.)
Compra de locales, naves, etc. (Precio de costo mas impuestos, contratos,
escrituras y registro).
Obra civil.- Incluye la obra más todas las instalaciones necesarias
(carpintería, fontanería, calefacción, aire acondicionado,
electricidad, pintura, decoración,…). También las
viviendas e instalaciones para los operarios, laboratorios, almacenes,
depósitos, garajes, edificios para la administración y otros
edificios auxiliares.
Obras exteriores.- Acondicionamiento de caminos, abastecimiento de agua,
luz, gas, teléfono, sistemas de vigilancia y seguridad, alcantarillados,
depuradora, cercados, desperfectos causados con las obras en vías
públicas que luego se deban reponer. También obras de jardinería
exterior incluidas plantas, césped, fuentes, etc.
Equipamiento interior.- Se trata de dejarlo totalmente listo para la puesta
en marcha. Si hablásemos de un bar tendríamos una lista
guía de equipamiento interior de: cafetera, máquina de hielo,
registradoras, cámaras frigoríficas, banquetas, barra, mesas,
equipo de música, discos, etc. Si se trata del equipamiento de
un parque de atracciones sin duda sería mucho más complejo.
En este apartado al menos debemos tener en cuenta lo siguiente: el equipo
de producción, el auxiliar, el de servicios, las herramientas,
los vehículos y los recambios. Cada negocio tiene su propia lista
guía, se trata únicamente de no dejarnos nada sin presupuestar.
Vehículos y medios de transporte tanto para el interior del negocio
como externos: vehículos para el personal, camiones, carretillas
elevadoras, etc
Costo, viajes, dietas, comunicaciones, etc. del personal necesario hasta
que el proyecto esté terminado. Aquí se incluye también
el necesario para la capacitación del personal.
Alquileres necesarios durante la ejecución de las obras: viviendas
para el personal, vehículos, oficinas, maquinaria.
Equipamiento de oficina: muebles, armarios, ordenadores, fotocopiadoras,
etc.
Servicios médicos.
Servicios de comedores y cafeterías.
Tratamientos de residuos, si los hubiese.
Sistemas de telecomunicaciones: ADSL, ordenadores, redes,…
Equipos contra incendios.
Gastos de puesta en marcha: capacitación del personal entre otros.
Licencia de obras y licencia de apertura del Ayuntamiento.
Gastos de ocupación de la vía pública.
Publicidad de lanzamiento.
Importe medio de las existencias que permanecen fijas.
Gastos financieros a los que debemos hacer frente durante la ejecución
del proyecto y, si procede, incluso de amortización de préstamos.
Tenga en cuenta la inflación si el proyecto se alarga en el tiempo.
También tenga en cuenta los tipos de cambio si es necesario realizar
importaciones.
No olvide añadir un porcentaje de imprevistos del 20%.
| Gráfico de Gantt |
El gráfico de Gantt se utiliza para determinar los plazos de ejecución de las diferentes fases y del conjunto de un proyecto. Debe su nombre a Henry Gantt, quién lo desarrolló por primera vez.
La representación del gráfico es un diagrama de barras horizontales. En el eje de abcisas (horizontal) está el tiempo y en el de ordenadas (vertical) están las diferentes fases o etapas del proyecto.
El gráfico se construye asignando a cada fase del proyecto una fecha de inicio y una duración estimada. La longitud de las líneas que representan las fases del proyecto debe ser proporcional a su duración, y el inicio y fin de cada fase debe corresponderse con la fecha indicada en el eje horizontal.
La interpretación permite estimar la duración de cada fase, y una vez ha comenzado la ejecución del proyecto permite ver si se cumplen los plazos estimados, la necesidad de recursos en cada momento...
Es un tipo de gráfico muy utilizado en diferentes materias por su simplicidad de construcción, pero también es limitado ya que no tiene en cuenta las dependencias entre fases y la estimación de duración es subjetiva.
| El método Pert |
El método PERT (Program Evaluation and Review Technique, evolución
del proyecto y técnica de revisión) se utiliza para la programación
temporal de un proyecto. Permite la planificación del proyecto,
sabiendo cuáles son los recursos requeridos y la duración
total, la programación de actividades, sabiendo cuáles son
los plazos de cada una en concreto y permite también el control
y el seguimiento del proyecto una vez ha comenzado.
Suponemos que el proyecto se divide en etapas, independientes entre ellas y con relaciones de precedencia, es decir, el inicio de una actividad está condicionado por la finalización de otra. Debemos establecer el principio y el fin de cada etapa, y las relaciones entre éstas.
El método PERT consiste en la representación mediante un gráfico del conjunto de actividades, dónde los nodos indican el inicio y/o el fin de cada actividad. El proyecto en su conjunto tiene un único nodo de inicio y un único nodo de fin. Las actividades se representan mediante flechas, que comienzan y terminan en un nodo, que no pueden compartir, en caso de que tuvieran que compartir la solución sería establecer una actividad ficticia de duración cero. Los nodos tienen que seguir un orden, de izquierda a derecha y de arriba abajo.
Ejemplo:
Suponiendo que va a llevar a cabo un proyecto que se divide en 9 actividades,
cada una de ellas está representada por una flecha y se ordenan
con letras según las relaciones de precedencia establecidas entre
ellas.
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Esta sería una variable ficticia de duración cero que nos informa de que las actividades A y B inician y finalizan en el mismo nodo. |
Se considera que la duración de cada variable es aleatoria, y que sigue una distribución ß.
Estimamos la duración de cada actividad (ti), para lo que necesitamos conocer el valor de la moda, m, valor que más se repite en este tipo de actividad y el rango, que va desde a, duración mínima, hasta b, duración máxima posible.
Conociendo estos datos podrá hallar la esperanza de cada variable ti, esto es, la duración esperada de cada actividad, donde ti es la duración de cada actividad desde i= A, I.
| E [ti] = | a + 4m + b 6 |
Suponiendo que está hecho el estudio y que conocemos para cada actividad su duración esperada, E [ti].
| Actividad: | A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
| E [ti] | 12 |
12 |
10 |
8 |
9 |
5 |
6 |
5 |
7 |
Una vez conocidos los tiempos estimados para cada actividad, puede calcular
los tiempos de pronta iniciación y pronta finalización (lo
antes que puede empezar o finalizar) y los tiempos de tardía iniciación
y tardía finalización (lo más tarde que debe iniciarse
o finalizarse la actividad para que la duración del proyecto sea
la mínima) de cada actividad y del proyecto en total.
Este tiempo no será la suma, ya que algunas de las actividades
pueden ser simultáneas.
Por la complejidad de cálculos estadísticos del método PERT, les remitimos a consultar manuales específicos de programación temporal de proyectos.