¿Cómo se hace...? / Libros de los empresarios / Legalización de libros
Legalización de libros
Los libros obligatorios
para los empresarios deberán ser legalizados en el Registro Mercantil.
Los siguientes apartados tratan de responder las dudas que sobre este
trámite pueden surgir.
| Obligados a legalizar |
Todos los empresarios que lleven contabilidad, deberán legalizar los libros que obligatoriamente deben llevar, con arreglo a las disposiciones legales vigentes, en el Registro Mercantil de su domicilio social.
En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.
– Ver artículo 27.1 del Código de Comercio.
| Libros a legalizar |
Los libros que obligatoriamente se debe legalizar por todo empresario son:
El libro de inventario y cuentas anuales.
El libro diario.
– Ver artículo 329 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
También existe obligación de legalizar los siguientes libros:
El libro de actas.
– Ver artículo 106 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
El libro registro de socios.
– Ver artículo 27.3 del Código de Comercio.
El libro registro de acciones nominativas.
– Ver artículo 27.3 del Código de Comercio.
El libro registro de la sociedad.
– Ver artículo 16 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
Asimismo
podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del Libro
Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito
de su actividad.
– Ver artículo 329 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
| Presentación de hojas encuadernadas |
Los
libros obligatorios pueden presentarse en hojas encuadernadas, en las
que aparecerán los asientos y anotaciones que se habrán
realizado anteriormente por cualquier procedimiento idóneo. Se
encuadernarán de modo que no sea posible la sustitución
de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás
numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda
a los asientos y anotaciones practicados en ellas.
Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados.
– Ver artículo
333 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de Julio, por el que se aprueba
el Reglamento del Registro Mercantil.
| Presentación de libros en blanco |
Los libros
obligatorios que se presenten para su legalización antes de su
utilización deberán estar, ya se hallen encuadernados o
formados por hojas móviles, completamente en blanco y sus folios
numerados correlativamente.
Una vez legalizados se transcribirán los asientos y anotaciones contables a mano.
Será
obligatoria la legalización por este método de los libros
de actas y del Libro registro de la Sociedad.
– Ver artículos
332 y 106
del Real Decreto 1784/1996, de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento
del Registro Mercantil.
– Ver artículo 16 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
| Presentación digital de libros |
Los libros obligatorios pueden presentarse en soporte digital o vía telemática. Las anotaciones contables se harán con cualquier programa informático y para formar los libros se tranformarán en una hoja de cálculo soportada por el programa Legalia del Registro Mercantil, que puede descargar pulsando aquí: www.registradores.org
| Dónde legalizar |
Los libros obligatorios en formato papel o en soporte magnético se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio social. Los libros se pueden presentar por vía telemática a través de la página web www.registradores.org
En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.
Las sucursales que dispongan de libros propios, independientes de la sociedad principal, podrán legalizarse en el Registro Mercantil del domicilio de la sucursal.
En el Registro de su domicilio social se presentará la solicitud de legalización mediante instancia por duplicado dirigida al Registrador Mercantil competente, según modelo de cada Registro, en la que se reflejarán las siguientes circunstancias:
-
Nombre y apellidos del empresario individual o denominación de la sociedad o entidad, y, en su caso, datos de identificación registral, así como su domicilio.
Relación de los libros cuya legalización se solicita, con expresión de sí se encuentran en blanco o si han sido formados mediante la encuadernación de hojas anotadas, así como del número de folios u hojas de que se compone cada libro.
Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.
Fecha de la solicitud.
En la instancia se expresará si se presenta en formato digital o en papel.
Con
la solicitud, que habrá de estar debidamente suscrita y sellada,
deberán acompañarse los libros que pretendan legalizarse.
Los sujetos sometidos a inscripción obligatoria y no inscritos
sólo podrán solicitar la legalización una vez presentada
a inscripción la escritura de constitución. Los libros no
serán legalizados hasta que la inscripción se practique.
– Ver artículos
329 , 337
y 330
del Real Decreto 1784/1996, de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento
del Registro Mercantil.
| Plazo para la legalización |
Los libros deberán
ser presentados a legalización antes de que transcurran los 4 meses
siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En el caso de que la legalización
se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar
así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente
del Libro-fichero de legalizaciones.
Si la solicitud se hubiera realizado en la debida forma y los libros reuniesen
los requisitos establecidos por la ley y este reglamento, el Registrador
procederá a su legalización dentro de los 15 días
siguientes al de su presentación.
Practicada, suspendida
o denegada la legalización, se tomará razón de esta
circunstancia en el Libro de legalizaciones, y seguidamente se extenderán
las oportunas notas al pie de la instancia y al margen del asiento de presentación.
Un ejemplar de la instancia se devolverá al solicitante, acompañada,
en su caso, de los libros legalizados. El otro ejemplar quedará archivado
en el Registro. Transcurridos 3 meses desde la presentación de los
libros sin que fueran retirados, podrá remitirlos el Registrador,
con cargo al empresario solicitante, al domicilio consignado en la instancia,
haciéndolo constar así al pie de la misma.
– Ver artículos
333, 335 y 336 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de Julio, por el que
se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
| Obligación de conservar los libros |
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales, según nos dice el Código de Comercio.
El cese del empresario
en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación
de libros y demás documentación, y si hubiese fallecido
recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades,
serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.
La legislación tributaria, sin embargo, define otros plazos. La Ley General Tributaria establece que prescriben a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, según la normativa tributaria, deben conservarse los libros, documentos y justificantes durante 4 años, que es el periodo de prescripción.
Así mismo, la Ley del Impuesto de Sociedades permite compensar bases imponibles negativas durante 15 años para los periodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2002, y durante ese tiempo de compensación, la Administración puede exigir la acreditación de bases negativas mediante la exibición de la contabilidad y soportes documentales.
– Ver artículo
30 del Código de Comercio.
– Ver artículos 66 y 67 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
–
Ver artículo
25 del R.D. Leg. 4/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el Texto
refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades.