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Los acuerdos sociales. Su elevación a público y acreditación

Determinadas situaciones jurídicas de los empresarios quedan reflejadas y pueden ser consultadas a través del Registro Mercantil, previa anotación en el mismo. Esta constancia otorga seguridad jurídica a los terceros en cuanto desarrolla tres de las principales características de dicha institución, así, es eficaz instrumento de publicidad, legitima los actos y contratos inscritos y además el hecho inscrito se beneficia de la eficacia de la inscripción, como ocurre por ejemplo, cuando la inscripción de la constitución de una sociedad mercantil se perfecciona por el hecho de la inscripción misma, siendo mientras tanto una mera sociedad en formación.

En este punto es necesario comentar que la inscripción en el Registro Mercantil se practicará en virtud de documento público. También es cierto que la inscripción podrá practicarse en virtud de documento privado sólo en los casos expresamente prevenidos en las leyes y en el Reglamento del Registro Mercantil.

Conforme señala el artículo 5 de dicho Reglamento, en caso de documentos extranjeros, se estará a lo establecido por la legislación hipotecaria. También podrá acreditarse la existencia y válida constitución de empresarios inscritos, así como la vigencia del cargo y la suficiencia de las facultades de quienes los representan, mediante certificación, debidamente apostillada o legalizada, expedida por el funcionario competente del Registro público a que se refiere la Directiva del Consejo 68/151/CEE o de oficina similar en países respecto de los cuales no exista equivalencia institucional.

Establecen los artículos 107 y 108 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM), que l a elevación a instrumento público de los acuerdos de la Junta o Asamblea general o especial y de los acuerdos de los órganos colegiados de administración de las sociedades, podrá realizarse tomando como base el acta o libro de actas, testimonio notarial de los mismos o certificación de los acuerdos. También podrá realizarse tomando como base la copia autorizada del acta, cuando los acuerdos constaren en acta notarial.

Además en la escritura de elevación a público del acuerdo social deberán consignarse todas las circunstancias del acta que sean necesarias para calificar la validez de dicho acuerdo. En su caso, el Notario testimoniará en la escritura el anuncio de convocatoria publicado o protocolizará un testimonio notarial del mismo.

Ahora bien, la elevación a instrumento público de los acuerdos sociales corresponde tan sólo a la persona que tenga facultad para certificarlos.

Las decisiones del socio único, consignadas en acta bajo su firma o la de su representante, podrán ser ejecutadas y formalizadas por el propio socio o por los administradores de la sociedad.

También podrá realizarse dicha elevación por cualquiera de los miembros del órgano de administración con nombramiento vigente e inscrito en el Registro Mercantil, cuando hubieren sido expresamente facultados para ello en la escritura social o en la reunión en que se hayan adoptado los acuerdos.

La elevación a instrumento público por cualquier otra persona requerirá el otorgamiento de la oportuna escritura de poder, que podrá ser general para todo tipo de acuerdos en cuyo caso deberá inscribirse en el Registro Mercantil. Este procedimiento no será aplicable para elevar a públicos los acuerdos sociales cuando se tome como base para ello el acta o testimonio notarial de la misma.

En el caso específico en que se hubiere cerrado el Registro Mercantil por falta del depósito de cuentas, quien eleve a instrumento público los acuerdos sociales manifestará esta circunstancia en la escritura.

Según establece el artículo 94 del RRM en la hoja del Registro abierta a cada sociedad, obligatoriamente se inscribirán, los siguientes hechos:

1) La constitución de la sociedad, que necesariamente será la inscripción primera.

2) La modificación del contrato y de los estatutos sociales, así como los aumentos y las reducciones del capital.

3) La prórroga del plazo de duración.

4) El nombramiento y cese de administradores, liquidadores y auditores. Asimismo habrá de inscribirse el nombramiento y cese de los secretarios y vicesecretarios de los órganos colegiados de administración, aunque no fueren miembros del mismo.

La inscripción comprenderá tanto los miembros titulares como, en su caso, los suplentes.

5) Los poderes generales y las delegaciones de facultades, así como su modificación, revocación y sustitución. No será obligatoria la inscripción de los poderes generales para pleitos o de los concedidos para la realización de actos concretos.

6) La apertura, cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales en los términos previstos en los arts. 295 y ss. del Reglamento

7) La transformación, fusión, escisión, rescisión parcial, disolución y liquidación de la sociedad.

8) La designación de la entidad encargada de la llevanza del registro contable en el caso de que los valores se hallen representados por medio de anotaciones en cuenta.

9) Las resoluciones judiciales inscribibles relativas al concurso, voluntario o necesario, principal o acumulado, de la sociedad y las medidas administrativas de intervención.

10) Las resoluciones judiciales o administrativas, en los términos establecidos en las leyes y en este reglamento.

11) En general, los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o el presente reglamento.

En la hoja de las sociedades se inscribirán también obligatoriamente la emisión de obligaciones u otros valores negociables, agrupados en emisiones, realizadas por sociedades anónimas o entidades autorizadas para ello, y los demás actos y circunstancias relativos a los mismos cuya inscripción esté legalmente establecida.

También es obligatoria la inscripción de la admisión y exclusión de cualquier clase de valores a negociación en un mercado secundario oficial.

Reitera el artículo 95 del RRM cúales son los títulos inscribibles en el Registro Mercantil y especifica en relación a los actos a que se refieren los párr. 1 a 3 y 5 a 7 del artículo 94 detallado anteriormente, que deberán constar, para su inscripción, en escritura pública.

Respecto de los actos relacionados en los párr. 4 y 9 del artículo 94 detallado, los referidos a la emisión de obligaciones u otros valores negociables, agrupados en emisiones, realizadas por sociedades anónimas o entidades autorizadas para ello, los demás actos y circunstancias relativos a los mismos cuya inscripción esté legalmente establecida y así como respecto de los actos relativos a la delegación de facultades, se estará a lo específicamente dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.

Necesariamente y para la inscripción de la admisión y exclusión de cualquier clase de valores a negociación en un mercado secundario oficial, se presentará certificación expedida por la Sociedad Rectora del Mercado de Valores en la que se hallen admitidos a cotización, y en cuanto a la designación de la entidad encargada de la llevanza del registro contable, en el caso de que los valores se hallen representados por medio de anotaciones en cuenta, se estará a lo dispuesto en el RRM.

Finalmente, la inscripción de los actos modificativos del contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o el RMM, se practicará en virtud de documento de igual clase al requerido para la inscripción del acto que se modifica.

La inscripción de los acuerdos sociales

Según establece el artículo 113 del RMM, la inscripción de acuerdos sociales expresará, además de las circunstancias generales de los asientos a que se refiere el art. 37, que transcribimos a continuación, el contenido específico de los acuerdos, la fecha y el lugar en que fueron adoptados, así como la fecha y modo de aprobación del acta cuando no sea notarial.

Artículo 37.Circunstancias generales de los asientos:

1. Salvo disposición específica en contrario, toda inscripción, anotación preventiva o cancelación contendrá, necesariamente, las siguientes circunstancias:

1ª) Acta de inscripción o declaración formal de quedar practicado el asiento, con expresión de la naturaleza del acto o contrato que se inscribe.

2ª) Clase, lugar y fecha del documento o documentos, y los datos de su autorización, expedición o firma, con indicación, en su caso, del Notario que lo autorice o del Juez, Tribunal o funcionario que lo expida.

3ª) Día y hora de la presentación del documento, número del asiento, folio y tomo del Libro Diario.

4ª) Fecha del asiento y firma del Registrador.

2. Al margen del asiento de presentación se consignarán necesariamente los derechos devengados, la base tenida en cuenta para su cálculo y los números del arancel aplicados.

Artículo 38. Constancia de la identidad

1. Cuando haya de hacerse constar en la inscripción la identidad de una persona física, se consignarán los siguientes datos:

1) El nombre y apellidos.

2) El estado civil.

3) La mayoría de edad. Tratándose de menores de edad, se indicará su fecha de nacimiento y, en su caso, la condición de emancipado.

4) La nacionalidad, cuando se trate de extranjeros.

5) El domicilio, expresando la calle y número o el lugar de situación, la localidad y el municipio. Si estuviese fuera de poblado, bastará con indicar el término municipal y el nombre del lugar o cualquier otro dato de localización.

6) Documento nacional de identidad. Tratándose de extranjeros, se expresará el número de identificación de extranjeros, el de su pasaporte, el de su tarjeta de residencia o de cualquier otro documento legal de identificación, con declaración de estar vigentes.

Igualmente se consignará el número de identificación fiscal, cuando se trate de personas que dispongan del mismo con arreglo a la normativa tributaria.

2. Tratándose de personas jurídicas se indicará:

1) La razón social o denominación.

2) Los datos de identificación registral.

3 La nacionalidad, si fuesen extranjeras.

4) El domicilio, en los términos expresados en el núm. 5 del apartado anterior.

5) El número de identificación fiscal, cuando se trate de entidades que deban disponer del mismo con arreglo a la normativa tributaria.

3. Cuando haya de hacerse constar en la inscripción el domicilio de una persona, física o jurídica, se expresarán los datos a que se refiere el núm. 5 del apartado 1 de este artículo.