Revisar las fichas de mayor una a una

Revisar las fichas de mayor una a una

Lo primero que debemos hacer es revisar todas las cuentas de mayor una a una para:

•Detectar si falta algo de contabilizar.

•Detectar y corregir errores.

•Comprobar para declaración de más de 3005.06 € (antigua declaración de + de 500.000 Ptas.)

•Reclasificación de los saldos de las cuentas en función del vencimiento.

Es necesario revisar las fichas del libro mayor una a una a fin de detectar algún fallo en la contabilidad, como por ejemplo haber olvidado crear la cuenta de amortización de un determinado inmovilizado, tener contabilizados apuntes en cuentas que no les correspondan, algo que falte de contabilizar, algún importe incorrecto, algún saldo que no coincide, etc.

También debemos reclasificar los importes de las cuentas que están a largo plazo y pasarlos a corto. El importe que se debe pasar del largo al corto plazo es aquel cuyo vencimiento se produzca en el año que vamos a iniciar.

Los subgrupos que tienen cuentas que quizás necesitemos reclasificar son los siguientes:

•16 Deudas a largo plazo con partes vinculadas

•17 Deudas a largo plazo por préstamos recibidos, empréstitos y otros conceptos

•18 Pasivos por fianzas, garantías y otros conceptos a largo plazo

•24 Inversiones financieras a largo plazo en partes vinculadas

•25 Otras inversiones financieras a largo plazo

•26 Fianzas y depósitos constituidos a largo plazo.

•29 Deterioro de valor de activos no corrientes

A continuación se presenta una relación de cuentas que debe revisar. No se han contado las que se llevan con empresas del grupo o empresas asociadas por ser más infrecuentes. Si usted las usa proceda también a su revisión.

Las cuentas que necesitan una atención especial, por ser de uso más común, serán las usadas de entre las siguientes:

•430 Clientes

•431 Clientes, efectos comerciales a cobrar

•432 Clientes, operaciones de factoring

•436 Clientes de dudoso cobro

•437 Envases y embalajes a devolver por clientes

•438 Anticipos de clientes

•440 Deudores

•441 Deudores, efectos comerciales a cobrar

•446 Deudores de dudoso cobro

•449 Deudores por operaciones en común

Comprobar que los cobros realizados se corresponden con las facturas contabilizadas. De esta forma podemos ver si falta alguna factura por emitir o si queda algún cobro por realizar.

Es importante enviar cartas a los clientes para comprobar si coincidimos en los apuntes contables (no es necesario con los clientes muy pequeños), así podremos tener la seguridad de que están bien.

Es necesario tener también precaución, con respecto al IVA, si hemos recibido algún anticipo de clientes o entregas a cuenta: Recuerde que los anticipos y entregas a cuenta de clientes devengan IVA

•173 Proveedores de inmovilizado a largo plazo

•523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo

•175 Efectos a pagar a largo plazo

•525 Efectos a pagar a corto plazo

•400 Proveedores

•401 Proveedores, efectos comerciales a pagar

•406 Envases y embalajes a devolver a proveedores

•407 Anticipos a proveedores

•410 Acreedores por prestación de servicios

•411 Acreedores, efectos comerciales a pagar

•419 Acreedores por operaciones en común

Comprobar que los pagos realizados se corresponden con las facturas contabilizadas. De esta forma, podemos ver si nos falta alguna factura por recibir o si queda algún pago por realizar.

Es importante enviar cartas a los proveedores para comprobar si coincidimos en los apuntes contables (no es necesario con los proveedores muy pequeños), de este modo podremos tener la seguridad de que están bien.

No olvide transformar de largo a corto plazo la parte que corresponda de las cuentas 173 y 174, según su vencimiento.

•253 Créditos a largo plazo al personal

•257 Derechos de reembolso derivados de contratos de seguro relativos a retribuciones a largo plazo al personal

•460 Anticipos de remuneraciones

•465 Remuneraciones pendientes pago

•466 Remuneraciones mediante sistemas de aportación definida pendientes de pago

•640 Sueldos y Salarios,

•641 Indemnizaciones,

•642 Seguridad social a cargo de la empresa,

•643 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida

•644 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida

•645 Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio

•649 Otros gastos sociales.

Normalmente la cuenta 465 debe quedar con un saldo igual al importe pendiente de pagar correspondiente a las nóminas del mes en que se cierra la contabilidad, si es que no se han pagado.

Debemos comprobar también las cuentas relacionadas con los gastos de personal:

Como mínimo debemos ver que, al menos, las cuentas 640 y 642 tienen las nóminas de todos los meses y extras correctamente contabilizados.

También, si pagamos autónomos debemos ver que hay doce pagos contabilizados y por tanto que no falta ningún mes. Si hay más de un autónomo el mismo cálculo.

El saldo que debe quedar en la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social, acreedores) es el correspondiente al importe del TC del último mes (a no ser que tengamos algún otro TC retrasado pendiente de pagar). Compruebe también que tiene todos los TCS contabilizados.

•472 Hacienda Pública, IVA soportado

•477 Hacienda Pública, IVA repercutido

•4700 Hacienda Pública, deudor por IVA

•4750 Hacienda Pública, acreedor por IVA

Nota.- Debemos hacer cada trimestre los asientos de regularización del IVA. Al final del ejercicio las cuentas de IVA soportado (472), e IVA repercutido (477) deben quedar con saldo cero. Si en el último trimestre queda IVA a nuestro favor quedará reflejado en la cuenta 4700 y si el saldo es a favor de la Hacienda Pública en la cuenta 4750.

Recuerde que si le han concedido alguna subvención, debe regularizar el IVA soportado que no es deducible. Si al cierre no ha cobrado la subvención, tendrá saldo en la cuenta (4708) Hacienda Pública, deudor por subvenciones concedidas.

Así mismo, debe comprobar que los importes de las cuentas de IVA soportado y repercutido del libro mayor coinciden plenamente con los importes de los libros de IVA soportado y repercutido.

•473 Retenciones y pagos a cuenta

•4751 Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas.

Las retenciones de trabajadores y profesionales a cuenta del IRPF se regularizan trimestralmente con la cuenta (4751) Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas. Al cierre del ejercicio quedará el saldo de las retenciones a ingresar correspondientes el cuarto trimestre del año.

Las cantidades retenidas a la empresa y pagos realizados por la misma a cuenta de impuestos se contabilizan en la cuenta (473) Retenciones y pagos a cuenta. Al final del ejercicio esta cuenta debe quedar con saldo cero porque se regulariza en el asiento del Impuesto de Sociedades.

•170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito

•171 Deudas a largo plazo

•172 Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados

•252 Créditos a largo plazo

•253 Créditos a largo plazo por enajenación de inmovilizado

•254 Créditos a largo plazo al personal

•258 Imposiciones a largo plazo

•259 Desembolsos pendientes sobre participaciones en el patrimonio neto a largo plazo

•520 Deudas a corto plazo con entidades de crédito

•521 Deudas a corto plazo

•522 Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados

•524 Acreedores por arrendamiento financiero a corto plazo

•527 Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito

•528 Intereses a corto plazo de deudas

•542 Créditos a corto plazo

•543 Créditos a corto plazo por enajenación de inmovilizado

•544 Créditos a corto plazo al personal

•547 Intereses a corto plazo de créditos

No olvide transformar las cuentas de deudas y créditos a largo plazo, en corto plazo, según su vencimiento.

•570 Caja

•572 Bancos e instituciones de crédito c/c a la vista

•574 Bancos e instituciones de crédito, cuentas de ahorro

Nota: con respecto a caja, además de comprobar su saldo, no olvide comprobar que no tiene ningún saldo negativo a lo largo del ejercicio.

Con respecto a los bancos solicite extractos a fecha de cierre y compruebe los saldos de sus cuentas corrientes, depósitos, préstamos, pólizas de crédito, acciones, etc. Estas comprobaciones suelen ser muy fáciles de realizar y pueden evitarle algún error. Por último, realice los ajustes que estime convenientes.

•180 Fianzas recibidas a largo plazo

•185 Depósitos recibidos a largo plazo

•260 Fianzas constituidas a largo plazo

•265 Depósitos constituidos a largo plazo

•560 Fianzas recibidas a corto plazo

•561 Depósitos recibidos a corto plazo

•565 Fianzas constituidas a corto plazo

•566 Depósitos constituidos a corto plazo

No olvide transformar las cuentas de fianzas y depósitos a largo plazo, en corto plazo, según su vencimiento.

•550 Titular de la explotación

•551 Cuenta corriente con socios y administradores

•552 Cuenta corriente con otras personas y entidades vinculadas

•555 Partidas pendientes de aplicación

Estas tres cuentas deben ser revisadas con cuidado pues en muchas sociedades se suelen mezclar bastante las cuentas del titular y los administradores con las de la sociedad. La cuenta 555 si es posible debe quedar con saldo cero.