| |
¿Cómo se hace...? / Libros de los empresarios / Definiciones de los libros contables
NOTA: En virtud del R.D. 1496/2003 (B.O.E. nº 286 de 29/11/2003) los libros de facturas emitidas, recibidas y el libro registro específico (bienes usados) tienen nueva redacción para operaciones realizadas a partir del 1 de enero de 2004. El resto de los libros no han sufrido modificación.
 | Libro de inventarios y cuentas anuales |
El libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
El libro de inventarios y cuentas anuales es un libro contable obligatorio y debe ser legalizado.
| Contenido del libro de inventarios |
El libro de inventarios se compone de un balance inicial detallado, un balance de comprobación de sumas y saldos y un inventario de cierre: – El balance inicial detallado de la empresa es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Éste debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no especifica el nivel de detalle. Ver estructura de un balance inicial detallado.
– El balance de comprobación de sumas y saldos presentará todas las cuentas con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobación se transcribirá la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, así como los saldos de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor.
Este estado contable se realizará al menos trimestralmente.
Ver estructura de un balance de comprobación de sumas y saldos.
– El inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo.
Para su formulación, presentaremos un balance de comprobación de sumas y saldos (al máximo nivel de detalle) al que adjuntaremos un inventario de existencias a fecha de cierre del ejercicio económico. Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa junto con su precio y valor total. El inventario de existencias, propiamente dicho, consta de tres partes: encabezamiento con los datos de la empresa y la fecha, cuerpo con el detalle del inventario y pie donde el gerente o dueño de la empresa certifica que está conforme con el inventario.
Ver estructura de un inventario de cierre
– Ver artículos 28 y 35 del Código de Comercio
| Contenido de las cuentas anuales |
Las cuentas anuales se componen de un balance de situación, una cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. – El balance de situación comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. Deberán aparecer los importes del ejercicio anterior para poder compararlo. El balance de apertura de un ejercicio debe corresponder con el balance de cierre del ejercicio anterior.
Ver balance de situación (modelo abreviado). – La cuenta de pérdidas y ganancias comprenderá, también con la debida separación, los ingresos y los gastos del ejercicio y, por diferencia, el resultado del mismo. También aparecerán los importes del ejercicio anterior. Distinguirá los resultados ordinarios propios de la explotación, de los que no lo sean o de los que se originen en circunstancias de carácter extraordinario.
Ver ejemplo de Cuenta de pérdidas y ganancias (modelo abreviado). – La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Cuando lo imponga una disposición legal, la memoria incluirá el cuadro de financiación, en el que se inscribirán los recursos obtenidos en el ejercicio y sus diferentes orígenes, así como la aplicación o el empleo de los mismos en inmovilizado o en circulante.
Ver ejemplo de Memoria (modelo abreviado)
Para consultar las normas de elaboración, los modelos de las cuentas anuales modelo normal y la memoria abreviada ver apartado ¿Cómo se hace...? / Cuentas anuales
– Ver artículos 28 y 35 del Código de Comercio.
| Libro diario |
El libro diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Las operaciones se contabilizarán mediante asientos contables, por orden cronológico, según se vayan produciendo. Para saber el orden de las anotaciones, se atenderá a la fecha de la factura, fecha de la anotación bancaria, etc. según el documento a contabilizar. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
El libro diario es un libro contable obligatorio que debe ser legalizado.
– Ver artículo 28 Código de Comercio
NOTA: El documento se encuentra en formato PDF, por lo que necesitará el programa Acrobat Reader.
| Libro registro de ventas e ingresos |
En el libro registro de ventas e ingresos se anotarán diariamente por orden cronológico todas las ventas e ingresos de la actividad que se desarrolla con el detalle siguiente: El número de anotación, fecha, número de factura o documento equivalente, concepto e importe, con separación del I.V.A. devengado o compensación recibida en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
Estructura del libro registro de ventas e ingresos:
| Nº. Reg | Fecha | Nº. Fra | Cuenta | Concepto/Cliente | Base imponible | Tipo | IVA repercutido | Compensa (Rég. agricultura) | Importe total | | 1 | 10/01/03 | 1 | 700 | MOBILIARIO DE OFICINA SL | 2.000,00 | 16 | 320,00 | - | 2.320,00 | | 2 | 15/01/03 | 2 | 700 | MUEBLES PILAR SA | 756,30 | 16 | 121,01 | - | 877,31 | | 3 | 27/01/03 | 3 | 700 | MUEBLES JARDIN SC | 1520,30 | 16 | 243,25 | - | 1.763,55 | | 4 | 30/01/03 | 4 | 702 | CARMEN GARCIA FLORES | 259,30 | 16 | 41,49 | - | 300,79 | | 5 | 01/02/03 | 5 | 701 | DECORACION E INTERIOR | 3560,20 | 16 | 569,63 | - | 4.129,83 | | 6 | 01/02/03 | 6 | 701 | DECORARAGON SL | 2630,20 | 16 | 420,83 | - | 3.051,03 |
| Libro registro de compras y gastos |
En el libro registro de compras y gastos se anotarán diariamente todas las compras y gastos relativas a la actividad de la empresa con el siguiente detalle: número de anotación, fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor, concepto e importe, con separación del I.V.A. soportado. La compra de bienes de inmovilizado que se amortizan se anotarán en el Libro de Bienes de Inversión.
Estructura del libro registro de compras y gastos:
| Nº. Reg | Fecha | Nº.Fra | Cuenta | Concepto/Cliente | Base imponible | Tipo | IVA soportado | Importe total | | 1 | 10/01/03 | 1 | 628 | ELECTRICAS SL | 2.000,00 | 16 | 320,00 | 2.320,00 | | 2 | 15/01/03 | 2 | 629 | COMPAÑIA TELEFÓNICA SL | 756,30 | 16 | 121,01 | 877,31 | | 3 | 27/01/03 | 3 | 600 | MADERAS SANCHEZ SL | 1520,30 | 16 | 243,25 | 1.763,55 | | 4 | 30/01/03 | 4 | 625 | SEGURO RESPONSABILIDAD CIVIL | 259,30 | 0 | 0,00 | 259,30 | | 5 | 01/02/03 | 5 | 600 | FERRETERIA ARAGON SL | 3560,20 | 16 | 569,63 | 4.129,83 | | 6 | 01/02/03 | 6 | 623 | GESTORIA SERRABLO SA | 2630,20 | 16 | 420,83 | 3.051,03 |
| Libro registro de bienes de inversión |
| Libro registro de bienes de inversión (I.R.P.F.) |
En el libro registro de bienes de inversión se registrarán, detallada e individualmente, cada uno de los elementos de inmovilizado material e inmaterial que se amortizan, afectos a la actividad, con expresión del número de anotación, valor de adquisición, fecha de puesta en funcionamiento y cuotas de amortización cuando las haya, así como la baja y la fecha de la misma.
El conjunto de las fichas de amortización de los distintos elementos de inmovilizado que posee la sociedad formará el libro registro de bienes de inversión.
Estructura del libro registro de bienes de inversión (I.R.P.F):
| Nº. Reg | Inmovilizado | Proveedor | Duración prevista en años | Método de amortización | Fecha inicio amortización | Valor inicial | Valor residual | Valor a amortizar | | 1 | Furgoneta reparto | Talleres Serrablo SA | 8 | Lineal | 25/01/01 | 15.025,03 | 0,00 | 15.025,03 |
Cuotas de amortización
| Año | 2001 | 2002 | ... | 2008 | 2009 | | Base amortización | 15.025,03 | 15.025,03 | | 15.025,03 | 15.025,03 | | Cuota amortizar | 1.754,64 | 1.878,13 | | 1.878,13 | 123,48 | | Añadido Reg. | | | | | | | Amort. año | 1.754,64 | 1.878,13 | | 1.878,13 | 123,48 | | Amort. acumulada | 1.754,64 | 3.623,77 | | 14.901,55 | 15.025,03 | | Valor pendiente | 13.270,39 | 11.392,26 | | 123,48 | 0,00 |
| Libro registro de bienes de inversión (I.V.A.) |
Este libro deben llevarlo los sujetos pasivos del I.V.A. que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión, según lo dispuesto en los artículos 107 a 110 de la L.I.V.A. En el libro registro de bienes de inversión se registrarán, debidamente individualizados, cada bien de inversión, identificando de forma precisa las facturas y documentos de aduanas, la fecha de comienzo de utilización, prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones.
– Ver artículo 65 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Estructura del libro registro de bienes de inversión (I.V.A.):
| Nº. Reg | Inmovilizado | Proveedor | Nº Fra. | Fecha | Total importe | Prorrata aplicada | IVA deducible | | 1 | Furgoneta Reparto | Talleres Serrablo S.A. | 15 | 1/1/02 | 30.050,60 | 70% | 3.155,31 |
| Año | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 | 2006 | | % Prorrata | 75% | 90% | 65% | 60% | 73% | | IVA deducible | 3.380,69 | 4.056,83 | 0 | 2.704,55 | 0 | | Regularización | 225,38 | 135,23 | 0 | 135,23 | 0 |
| Libro registro de provisiones de fondos y suplidos |
El libro registro de provisiones de fondos y suplidos deberán llevarlo los profesionales que reciban provisiones de fondos y paguen suplidos de sus clientes. Registrará el número de anotación, el tipo de operación (provisión o suplido), fecha, importe, nombre y apellidos o razón social del pagador de la provisión o perceptor del suplido y el número de factura o documento equivalente en que se refleje la operación. Como provisiones de fondos se registrarán los importes de las facturas que corresponden a entregas a cuenta por parte de clientes y como suplidos se registrarán los importes de las facturas que corresponden a facturas pagadas en nombre de clientes.
Estructura del libro registro de provisiones de fondos y suplidos:
| Nº. Reg | Fecha | Nº. Fra. | Tipo de operación | Pagador provisión /perceptor suplido | Importe total | | 1 | 10/01/03 | 1 | Provisión | CARMEN GARCÍA FLORES | 86,20 | | 2 | 15/01/03 | 2 | Suplido | PILAR TORRES MARTÍN (MUEBLES PILAR S.A.) | 32,75 | | 3 | 27/01/03 | 3 | Suplido | ANDREA LANUZA LÓPEZ (LANUZA DECORACIÓN S.L.) | 151,23 | | 4 | 28/01/03 | 4 | Provisión | DECORACIÓN E INTERIOR S.L. | 11.205,30 | | 5 | 03/02/03 | 5 | Provisión | MARTÍN LORENZO LORENZO | 320,60 | | 6 | 05/05/03 | 6 | Suplido | DECORARAGON S.L. | 452,00 |
| Libro de actas |
El libro de actas registrará, al menos todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
– Ver artículo 26 Código de Comercio y artículo 142 del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades Anónimas.
NOTA: El documento se encuentra en formato PDF, por lo que necesitará el programa Acrobat Reader.
| Libro registro de socios |
El libro registro de socios registrará la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas. En cada anotación se indicará la identidad y domicilio del titular de la participación o del derecho o gravamen constituido sobre aquélla.
La sociedad sólo podrá rectificar el contenido del Libro registro si los interesados no se hubieran opuesto a la rectificación en el plazo de un mes desde la notificación fehaciente del propósito de proceder a la misma.
– Ver artículo 27 de la Ley 2/1995, de 23 de Marzo, de Sociedades de Responsabilidad Limitada.
| Libro registro de la sociedad |
El libro registro de la sociedad registrará los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad. Habrá de ser legalizado conforme a lo dispuesto para los libros de actas de las sociedades.
– Ver artículo 128 de la Ley 2/1995, de 23 de Marzo, de Sociedades de Responsabilidad Limitada.
NOTA: El documento se encuentra en formato PDF, por lo que necesitará el programa Acrobat Reader.
| Libro registro de acciones nominativas |
El libro registro de acciones nominativas registrará las sucesivas transferencias de las acciones, con expresión del nombre, apellidos, razón o denominación social, en su caso nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las acciones.
– Ver artículo 55 del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades Anónimas.
| Libro registro de facturas emitidas (Modelo hasta 2003) |
El libro registro de facturas emitidas registrará, una por una, las facturas o documentos equivalentes o sustitutivos de ellas que hayan expedido los sujetos pasivos del Impuesto sobre Valor Añadido, reflejando el número, fecha, destinatario, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y cuota repercutida. Se incluirán también las operaciones exentas y las de autoconsumo. Serán válidos los asientos resúmenes de facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, cuyo importe total conjunto, I.V.A. incluido, no supere los 2.253,80 €, en los que se hará constar la fecha, números, base imponible global, el tipo impositivo y la cuota global del conjunto de facturas. Será válida, igualmente, la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando ésta incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos. Será válida, sin embargo, la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro de facturas emitidas.
– Ver artículo 63 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. NOTA: El documento se encuentra en formato PDF, por lo que necesitará el programa Acrobat Reader.
| Libro registro de facturas recibidas (Modelo hasta 2003) |
El libro registro de facturas recibidas registrará, una por una, las facturas recibidas o los documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el ejercicio de su actividad empresarial o profesional, reflejando su número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y la cuota. Se incluirán también las facturas o documentos expedidos en los casos de autoconsumo. Serán válidos los asientos resúmenes de facturas, de importe inferior a 450,76 €, recibidas en la misma fecha, en el que se harán constar los números de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto, I.V.A. incluido, no supere los 2.253,80 €. Será válida, igualmente, la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando ésta incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos. Será válida, sin embargo, la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas que, después, habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro de facturas recibidas.
– Ver artículo 64 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. NOTA: El documento se encuentra en formato PDF, por lo que necesitará el programa Acrobat Reader.
| Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias |
El libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias anotará las siguientes operaciones: 1. El envío o recepción de bienes para la realización de informes periciales o trabajos sobre bienes muebles corporales cuando: - dichos servicios se realicen materialmente en el territorio de aplicación del Impuesto.
- dichos servicios se presten materialmente en otro Estado miembro, el destinatario de los mismos comunique al prestador un número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido que le haya sido atribuido por la Administración española y los bienes a que se refieren los servicios sean expedidos o transportados fuera del territorio del citado Estado miembro. 2. La transferencia por un sujeto pasivo de un bien corporal de su empresa con destino a otro Estado miembro, para afectarlo a las necesidades de aquélla en este último, y la afectación a las actividades de un empresario o profesional desarrolladas en el territorio de aplicación del impuesto de un bien expedido o transportado por ese empresario, o por su cuenta, desde otro Estado miembro en el que el referido bien haya sido producido, extraído, transformado, adquirido o importado por dicho empresario o profesional en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional realizada en el territorio de este último Estado miembro. En este libro registro deberán constar: la operación y la fecha de la misma, la descripción de los bienes objeto de la operación con referencia, en su caso, a su factura de adquisición o título de posesión, otras facturas o documentación relativas a las operaciones de que se trate, la identificación del destinatario o remitente, indicando su Número de Identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, razón social y domicilio, el Estado miembro de origen o destino de los bienes, y el plazo que, en su caso, se haya fijado para la realización de las operaciones mencionadas.
– Ver artículo 66 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Estructura del libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias:
Operación | Fecha | Descripción | Nº Fra. Adquisición | Otros doc. relacionados | Destinatario/ remitente | País origen | País destino | Plazo | Compra | 18/06/03 | Furgoneta de reparto | 523 | - | La voiture, S.A | Francia | España | - | Venta | 08/07/03 | 4 sillas pino | 2523 | Bill of loading Nº: 3256 | Flower, Ltd | España | Reino Unido | 60 dias |
| Libro registro específico (Modelo hasta 2003) |
| Libro registro específico (determinación de la base imponible mediante el margen del beneficio de cada operación) |
Más conocido como libro registro de bienes usados. Este libro registro específico registrará, de manera individualizada y con la debida separación, cada una de las adquisiciones, importaciones y entregas, realizadas por el sujeto pasivo, a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen del beneficio de cada operación.
La estructura del libro indicado deberá disponer de las siguientes columnas:
- Descripción del bien adquirido o importado.
- Número de factura de compra, documento equivalente de compra o documento de importación de dicho bien.
- Precio total de compra.
- Número de la factura o documento sustitutivo, emitido por el sujeto pasivo con ocasión de la transmisión de dicho bien.
- Precio de venta.
- Impuesto sobre el Valor Añadido repercutido al efectuar la venta o, en su caso, indicación de la exención aplicada.
– Ver artículo 51.3 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. Estructura de un libro registro de bienes usados:
| Descripción del bien | Nº Fra compra | Precio total | Nº Fra venta | PVP (IVA incluido) | IVA repercutido | Audi A4 1.9 TDI, 00019AUD | 1 | 12.439,03 | 25 | 13.925,60 | 205,04 | VW Golf GTI, 0002GTI | 2 | 1.978,93 | 26 | 4.086,88 | 290,75 | Citroen Xantia, 0001CIT | 3 | 5.388,19 | 27 | 5.889,92 | 54,70 |
| Libro registro específico (determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio global) |
Este libro registro específico registrará las adquisiciones, importaciones y entregas, realizadas por el sujeto pasivo durante cada período de liquidación, a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio global.
La estructura de este libro deberá disponer de las siguientes columnas:
- Descripción de los bienes adquiridos, importados o entregados en cada operación.
- Número de factura de compra, documento sustitutivo de compra o documento de importación de los bienes.
- Precio de compra.
- Número de factura o documento equivalente, emitido por el sujeto pasivo con ocasión de la transmisión de los bienes.
- Precio de venta.
- Indicación, en su caso, de la exención aplicada.
- Valor de las existencias iniciales y finales correspondientes a cada año natural, a los efectos de practicar la regularización prevista en el artículo 137 de la Ley del Impuesto. Para el cálculo de estos valores se aplicarán las normas de valoración establecidas en el Plan General de Contabilidad.
– Ver artículo 51.4 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
| Libro mayor |
El libro mayor recoge todos los movimientos de una cuenta que se han anotado previamente en el Libro Diario. En el libro Diario se contabilizan todas las operaciones cronológicamente en forma de asiento contable, y posteriormente, se crea una ficha por cada cuenta contable, que transcribe todos sus movimientos, formando el libro mayor. El libro mayor es un conjunto de fichas de cada cuenta contable, y en cada una de ellas aparece la fecha del movimiento, número de registro, contrapartida, valoración en el debe o en el haber y el saldo. El libro mayor no es un libro obligatorio, a diferencia del libro diario, sin embargo es muy útil para conocer, por ejemplo, el dinero efectivo que hay en caja, cúanto le debo a un proveedor, etc., tendría que ir a la ficha de caja, o a la ficha de ese proveedor y sabría su saldo automáticamente.
NOTA: El documento se encuentra en formato PDF, por lo que necesitará el programa Acrobat Reader.
| Otros documentos y libros contables |
Además de los libros y documentos que hemos citado, existen otros que son de carácter voluntario.
Entre los voluntarios podemos citar:
- Los libros de almacenes. Son libros y documentos empleados para el control de las existencias de los almacenes.
- Los libros de Caja o Bancos. Son los libros y documentos empleados para el control del saldo de tesorería en Caja y Bancos. |
|
